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コラム

Excelで売上管理を行う方法は?メリット・デメリットも紹介

面倒で煩雑な売上管理は、Excelを活用すれば効率的に行うことができます。

とはいえ、「Excelでの売上管理は本当に楽なの?」「実際に何ができるの?」とお考えのご担当者様も、いらっしゃるのではないでしょうか。

 

本記事では、売上管理表をExcelで作成する手順を、メリット・デメリットとともにご紹介します。

後半には売上管理の効率をより高められる、おすすめのシステムも記載しておりますので、ぜひ最後までご覧ください。

 

産廃ソフトの構築・販売の環境将軍R

 

売上管理とは

 

売上管理とは、売上高や販売数といったデータを記録し、それをもとに目標の達成率、売れ筋の商品などを分析する作業のことです。

日次や週次、月次など、ある一定の期間内に収集したデータの詳細が確認しやすくなります。

それにより経営方針が明確に定まり、企業の成長促進につながるでしょう。

 

売上管理の方法はいくつかありますが、効率よくデータを管理できるように、Excelや会計ソフトを活用するのが一般的です。

 

【売上管理によって得られる効果】

  • ・自社の経営状況を把握できる
  • ・自社の財務状況を把握できる
  • ・市場競争力を強化できる
  • ・課題や目標を明確化できる

 

こまめに売上管理を行っていれば、売上の傾向や目標に対する進捗を見える化できます。

自社の強みや目標とのギャップが明確になり、具体的な戦略を立てられるでしょう。

 

そして、このような効果を得られる売上管理は、Excelをはじめとする便利なツールによって、さらに効率化を図ることができるのです。

 

売上管理をExcelで行うメリット

 

企業にとって重要な売上管理を効率的に行うためのツールはいくつもありますが、その中でもExcelは柔軟性と使いやすさから、多くの企業で活用されています。。

ここでは、Excelならではのメリットをご紹介します。

 

すぐに使い始められる

 

Excelで売上管理を行うメリットは、なんといっても、簡単に始められる点にあります。

 

Microsoft Officeシリーズの一つであるExcelは、リスト作りや表計算などの日常的な業務を行えるため、多くの企業がすでに利用しているのではないでしょうか。

売上管理を行うことも可能で、新たなツールに比べ、操作方法を覚える手間もかかりません。

特別な知識がいらないため、誰でも手軽に売上管理を始められます。

 

安価に導入できる

 

Excelを使用すれば、売上管理を始める際のコストがほとんどかかりません。

 

前述の通り、Excelは多くの企業がすでに利用しているツールです。

そのため会計ソフトや専用のシステムを導入する場合と比較して、大幅に初期費用を削減できます。

さらに、Excelは使い慣れている従業員が多いので、使い方を教えるための時間や人員を最小限に抑えられます。

 

つまりExcelを利用すれば、売上管理ツールの導入費用だけでなく、教育にかかるコストも削減できるのです。

その結果、コア業務に割くリソースを増やして、利益の最大化を図ることも可能です。

 

簡単にカスタマイズできる

 

自社のニーズに合わせて柔軟にカスタマイズできるのも、売上管理をExcelで行うメリットの一つです。

 

Excelには決まったフォーマットがないため、表や計算式を自由に組み込んで、オリジナルの売上管理表を作成できます。

自社独自の業務フローに合わせて項目や計算式を追加すれば、業務効率を大幅にあげられるでしょう。

 

売上管理をExcelで行うデメリット

 

Excelによる売上管理には多くのメリットがある反面、無視できないデメリットもいくつか存在します。

利用してから「思いのほか効果が得られなかった……」と後悔しないためにも、以下3つのデメリットを確認しておきましょう。

 

ヒューマンエラーが起きやすくなる

 

Excelによる売上管理のデメリットとして、ミスが発生しやすいという点が挙げられます。

 

関数を駆使すれば、さまざまな計算を自動で行ってくれるExcelですが、データの入力自体は手作業で行わなければなりません。

入力する数値を少し間違えるだけで、データに大幅なズレが生じてしまう可能性もあります。

 

また、Excelはあくまでも表計算ソフトであるため、入力ミスがある箇所を自動で特定する機能はありません。

ミスに気づかないまま作業を続けてしまい、正確な売上管理ができないケースもあるでしょう。

さらに、ミスの修正時にはセルを一つひとつ確認する必要があり、多くの手間と時間がかかってしまいます。

 

管理できるデータ量に限界がある

 

売上管理で膨大なデータを取り扱う場合も、Excelには不向きです。

 

事業の規模によっては、売上管理において、膨大なデータを記録・分析する場面があるかもしれません。

また、運用期間が長くなるとデータ量も膨大になるでしょう。

 

しかしExcelは、データ量が多くなると動作が重くなるうえに、作業を行う際にフリーズしてしまうこともあります。

そもそも、ファイルを開くことすら困難になるケースも珍しくありません。

 

複数人での作業には向かない場合がある

 

ローカル環境では、複数人で一つのデータを管理するのが難しいところも、Excelで売上管理を行うデメリットです。

 

Excelでもファイルの共有は行えますが、誰かが編集しているブックを同時に操作することは、基本的にはできません。

しかし売上管理は、複数の担当者が同じデータを参照しながら進めていく必要があるため、共同編集ができないと作業効率が悪くなってしまいます。

 

有料サービスの“Microsoft365”に契約し、Excelを使用すれば、複数人で同時に一つのブックを編集できますが、利用に際して相応の手間がかかります。

 

売上管理表をExcelで作成する手順

 

ここまでの解説によって、Excelで売上管理を行うメリット・デメリットをご理解いただけたのではないでしょうか。

それを踏まえてここでは、実際にExcelで売上管理表を作るまでの手順をご紹介します。

3つのステップに分かれていますので、一つずつ確認していきましょう。

 

ステップ①売上管理に必要な項目を決める

 

Excelで売上管理表を作るにあたって、まずは表に入れる項目を設定する必要があります。

売上管理に関する基本的な項目は、以下の通りです。

 

【売上管理表に記載する項目】

  • ・取引番号
  • ・取引日
  • ・顧客名
  • ・商品名
  • ・単価
  • ・販売総数
  • ・売上高
  • ・原価
  • ・粗利

 

これらの項目は、必要に応じて追加、もしくは削除してください。

 

たとえば、電話番号やメールアドレスといった取引先の情報や、売上目標などを表で管理したい企業は、これらの項目を追加する必要があります。

反対に、純利益のみを算出したい場合、粗利の項目は不要です。

 

このように、見やすい売上管理表を作るためには、自社にとって必要な項目は何なのかを適切に判断することが肝心です。

またこの段階で、集計したいデータに応じて、必要な関数を入力します。

 

ステップ②マスターデータを作成する

 

入力する項目が決まったら、次にマスターデータを作成します。

 

マスターデータとは、業務を遂行するうえで欠かせない基本的な情報を、一括にまとめたもののことです。

頻出するデータの表記を統一したり、入力ミスを防いだりする効果が期待できます。

また、マスターデータと売上管理表を連携しておけば、顧客名や商品名などのデータを手入力しなくて済むようになり、業務効率を大幅に向上させられます。

 

なお、マスターデータは、“顧客名マスター”“商品名マスター”など、項目ごとに作っておくとよいでしょう。

 

ステップ③売上管理表を更新する

 

売上管理表とマスターデータを連携できたら、あとはいよいよデータを入力して、実際にExcelを操作していきます。

関数の設定やマスターデータの連携がうまくいっていれば、入力したデータが自動で集計されます。

 

算出されたデータをもとに、売上の傾向や目標に対する進捗を把握できれば、今後の対策が見えてくるでしょう。

 

売上管理表の作成時に覚えておきたいExcelの関数

 

本項では、作成時に役立つ7つの関数をご紹介します。

 

【売上管理表の作成時に覚えておきたいExcelの関数】

  • ・IF関数
  • ・COUNTIF関数
  • ・SUFIF関数
  • ・AVERAGE関数
  • ・RANK関数
  • ・VLOOKUP関数
  • ・IFERROR関数

 

これらは売上管理の効率化を図るためによく用いられる関数なので、ひと通り押さえておきましょう。

 

IF関数

 

IF関数(イフ関数)は、セルに入力された値が特定の条件を満たしているかどうかを判定し、結果に応じて設定された値を返す関数です。

 

たとえば、売上高を入力するセルでIF関数を使い、目標値以上なら“達成”、以下なら“未達”と表示されるように設定します。

そうすると、入力した売上高や目標額に対しての結果がひと目でわかります。

 

また、最終取引日のセルに応用すれば、現在もその顧客との契約が継続しているか否かを簡単に確認することも可能です。

 

COUNTIF関数

 

COUNTIF関数(カウントイフ関数)は、指定した条件を満たすセルが、一定の範囲内にいくつ存在しているのかを自動で算出する関数です。

売上管理表においては、目標額を超える利益が発生した契約件数や、想定よりも売れている商品の把握などに役立ちます。

 

SUMIF関数

 

指定した範囲内で、特定の条件を満たしているセルの合計値を知りたいときには、SUMIF関数(サムイフ関数)を使うとよいでしょう。

 

仮に、B列に顧客名、C列に売上高が入力されている売上管理表があるとします。

B列の中から特定の顧客名を探し出し、C列の売上高を抽出して計算したい場合、該当する企業の売上高を一つずつ足していくのは困難です。

しかし、SUMIF関数なら、一瞬でその企業の売上高だけを算出することができます。

 

AVERAGE関数

 

AVERAGE関数(アベレージ関数)とは、指定した範囲内のセルに入力された値の平均を自動で算出できる関数のことです。

たとえば、週次や月次など一定の期間内における、営業担当者や顧客別の平均売上高を求めたいときなどに便利です。

 

こうした平均売上高が把握できれば、具体的な目標を立てやすくなり、実績の改善につながります。

 

RANK関数

 

RANK関数(ランク関数)を使えば、範囲内のセルに対して順位付けを行うことができます。

 

売上管理表での使用例としては、実績の順位付けが挙げられます。

各営業担当者の売上実績が、社内で何位なのかを自動で判定してくれるので、競争心を高められるうえに、人事考課の際にも便利です。

 

また、商品ごとの販売数を順位付けすれば、売れ筋がわかるため、今後の販売戦略を立てるのにもひと役買ってくれます。

 

VLOOKUP関数

 

VLOOKUP関数(ブイルックアップ関数)は、手入力の負担を大幅に減らし、業務の効率化を図れる関数です。

指定した範囲内にある特定のデータを検索し、対応する値を自動で表示します。

 

たとえば、顧客のマスターデータとVLOOKUP関数を組み合わせた場合、売上管理表に企業名を入力するだけで、その従業員数や電話番号などの情報を表示させることができます。

マスターデータの情報を書き換えれば、VLOOKUP関数によって表示される値も自動的に変わるので、二度手間にもなりません。

 

IFERROR関数

 

最後にご紹介するのは、IFERROR関数(イフエラー関数)です。

 

IFERROR関数は、計算の過程で正常な処理ができなかった場合、事前に設定しておいた値を返す関数です。

これは主に、エラーの内容を明確にする目的で使用されます。

 

前述のVLOOKUP関数を例にとると、すでに契約が切れている企業名をセルに入力した際、“存在しない取引先”といったメッセージを表示させることができます。

IFERROR関数を使っていなければ、エラーの原因がわからず、いつまでも存在しない取引先の情報を探してしまうかもしれません。

 

Excelのピポットテーブルを使った売上管理

 

関数ではありませんが、Excelには、“ピポットテーブル”という便利な機能が搭載されています。

売上管理の効率化に有効な機能であるため、こちらもあわせてご紹介します。

 

ピポットテーブルとは、関数や数式を使わず、データを項目別に整理できる機能のことです。

元となる売上管理表の中から、顧客別の売上や月ごとの販売数といったデータを切り取って、簡易的な表を作成できます。

多角的な視点からデータを分析できるようになるため、業務の改善に役立つでしょう。

 

具体的な手順としては、まず参照するデータの範囲を指定します。

そのあと、ツールバーにあるピポットテーブルタグを選択すると、各項目とチェックボックスが表示されるはずです。

表示させたい項目にチェックマークを付けて更新すると、選択したデータだけがまとめられた新たな表が完成します。

 

クリック操作のみで簡単にデータの分析が行えるので、関数の扱いに自信がない方も、試してみてはいかがでしょうか。

 

「環境将軍R」の導入で売上管理のさらなる効率化を実現

 

ここまでご紹介してきたように、Excelは導入のハードルが低いうえに簡単に使用できるため、多くの企業が売上管理のツールとして利用しています。

しかし、膨大なデータの管理や迅速な情報共有には向いておらず、ミスが発生しやすいのも

また事実です。

今後事業を拡大させていくにあたって、取り扱うデータ量や従業員数が増え、より複雑な処理が求められることを考えると、Excelでの作業には限界があるかもしれません。

 

そこでおすすめしたいのが、当サイトを運営する株式会社JEMSが提供している、「環境将軍R」です。

 

「環境将軍R」は、顧客情報をはじめとするさまざまなデータを一括で管理できる、産業廃棄物処理・資源リサイクル業の業務管理に特化したシステムです。

Excelとは違い、財務ソフトやモバイル端末、電子契約書といった複数のツールと連携できるため、作業効率が格段に向上するでしょう。

さらに、会社ごとのルールやニーズに合わせたシステムのカスタマイズが可能で、現在Excelで売上管理を行っている産業廃棄物処理業者様も、スムーズに移行できます。

 

ご参考までに、「環境将軍R」の導入事例をいくつかご紹介します。

 

【「環境将軍R」の導入事例】

導入前のお悩み

導入後の効果

顧客や管理品目ごとに業務フローが異なり、事業の拡大とともに管理が複雑になっていた

廃棄物処理と資源物の管理に必要な機能がそろっているので、簡単にデータを管理できるようになった

営業の顧客情報が他部署に共有できず、不便に感じていた

データをまとめて管理できるようになり、他部署の従業員も営業の情報を確認しやすくなった

事業の拡大によってマニュアルが増えて、現在の体制では管理が難しくなった

マニュアルの管理が楽になったうえに、業務効率が上がり、顧客数が約5倍に増加した

当然、顧客が増えてもデータの管理に困ることはなくなった

 

「環境将軍R」はこれまでに1,100社以上の産業廃棄物処理業者様に導入していただいており、上記の導入事例はほんの一部に過ぎません。

「もっと多くの導入事例を見てみたい」とお考えのご担当者様は、こちらをご覧ください。

 

関連記事:「環境将軍R」の導入事例>株式会社大島産業 様

 

Excelでの売上管理は始めやすいが、機能に限界があるため専用のシステムを導入するのがおすすめ

 

今回は、売上管理をExcelで行う方法を、メリット・デメリットとともにご紹介しました。

 

Excelは導入のハードルが低く、すでに多くの企業が利用しているツールです。

しかし、膨大なデータの管理や複雑な管理ではヒューマンエラーが起こりやすくなるため、事業の拡大に伴って機能が足りなくなる可能性があります。

自社の成長に合わせて、専用システムの導入を検討することをおすすめします。

 

当サイトを運営する株式会社JEMSでは廃棄物処理・リサイクル業者向けの基幹システム「将軍シリーズ」を中心に、多彩な連携サービスで総合的なソリューションをご提供しています。
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産廃ソフト(産業廃棄物管理システム)をお探しの方はぜひご相談ください。

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