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システム導入に失敗する原因と失敗を防ぐ具体的な対策

業務を効率化するためシステムを導入したものの、有効活用できない、現場に定着しないなどのケースは少なくありません。

システム導入に失敗すると、貴重なコストを無駄にしてしまいます。

 

原因を理解したうえで対策を講じてから、導入を進めていくべきといえるでしょう。

 

本記事では、システム導入に失敗する主な原因とその対策を解説しています。

 

 

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システム導入が失敗する原因

 

ここではシステム導入に失敗する主な原因を5つ解説します。

 

導入目的を明確にしなかった

 

目的を明確にしないままシステムを導入すると、失敗する確率が高くなってしまいます。

導入するべきシステムがわからないうえ、ベンダーに対する指示もあいまいになってしまうからです。

 

ベンダーはシステム開発のスペシャリストですが、顧客のニーズを完璧に把握しているわけではありません。

システム導入の目的を説明できないと、ゴールのイメージがずれてしまう恐れがあります。

完成後に想定していたものと異なると感じるかもしれません。

 

自社で設定した目的を、うまく説明できない場合も同様です。

ベンダーとゴールを共有できなければ同様の問題が起こり得ます。

 

導入体制を整えていなかった

 

準備不足のままシステムを導入した場合も失敗する確率が高くなります。

代表的な例としてあげられるのが、現場へのヒアリングが不十分だったケースや必要な機能の洗い出しを怠ったケースです。

現場が必要性を感じていないと定着は難しいでしょう。

反対に、現場が必要とする機能を満たしていない場合も活用されない恐れが高まります。

 

システムの導入に伴う業務の変更、組織の変更を想定していないケースも準備不足と考えらえます。

システムを導入すると、有効に活用するため多少なりとも業務・組織の変更が生じます。

 

既存の業務・組織にシステムを当てはめようとすると、業務の効率化を進められないばかりか現場の混乱を招くことも考えられます。

 

開発ベンダーのサポートが不十分だった

 

通常は、システムの運用を軌道に乗せるまで、さまざまな課題を乗り越えなければなりません。

 そのため、開発ベンダーから十分なサポートを受けられない場合も失敗の確率は高くなります。

 

身近な例として操作方法がわからないことがあげられます。

思い通りに扱えないと、業務効率が悪くなってしまうためシステムは定着しにくくなるでしょう。

 

機能の使い方がわからない場合も同様です。

システムを使いこなせないため、想定通りに業務の効率化などは進みません。

 

ほかにも、ベンダーの対応が遅い、ベンダーの説明がわかりにくいなども考えられます。

これらサポート不足のケースも、適したタイミングで課題を解決しにくいため失敗しやすくなります。

 

社内にIT知識のある人材がいなかった

 

社内に、いわゆるIT人材がいない場合も失敗のリスクは高まります。

ベンダーと意思疎通を図りにくくなってしまうからです。

 

自社とベンダーは基本的に専門領域が異なるため、両者の架け橋になるIT人材がいないと双方の意見を正確に理解できません。

例えば、お互いが専門用語を羅列して打ち合わせをすると、知識が重なり合わない部分はほとんど理解できないはずです。

このような状態で導入を進めると、システムの選定、開発を丸投げすることになります。

 

業界や業務に対するベンダーの理解が浅いと、的外れなシステムになってしまうかもしれません。

自社の専門領域を理解したIT人材も、広い意味ではシステム導入に必要な準備といえるでしょう。

 

現行システムと連携できなかった

 

現行システムと連携できないシステムを導入した場合も失敗の確率は高くなります。

既存のデータを活用できないなどのトラブルが発生しやすくなるからです。

 

ケースによっては、新システムで行う作業を別のソフトでも行うなど、業務の重複が生じることもあります。

新システムの導入により、非効率になることもあるため注意が必要です。

 

このような失敗は、要件の定義が不十分な場合やベンダーとの意思疎通をうまく行えていない場合、システム導入を急いだ場合などで起こりやすくなります。

 

システム導入の失敗を防ぐ対策

 

ここからは、失敗を防ぐ基本の対策を紹介します。

 

導入目的を明確にする

 

具体的な検討を始める前に「なぜシステムを導入するか」を明確にします。

目的によっては、システム導入以外が最適な解決策になるかもしれません。

 

課題の解決策がシステムの導入であれば目的を現場と共有します。

業務に少なからず影響が及ぶうえ、現場の協力を得られないと定着しない恐れがあるからです。

現場を巻き込みつつ、理解を得ながら導入を進めていくことが大切です。

 

業務上の課題を洗い出す

 

導入の目的が明確になったら、業務の課題を洗い出します。

この作業を行うことで、優先度の高い機能がわかります。

システムと実際の業務のミスマッチを防ぐため欠かせない取り組みです。

 

複数の部署で使用する場合、この点にも配慮しなければなりません。

特定の部署に負荷がかかる仕様だと、当該部署が業務効率化のボトルネックになってしまいます。

部署横断的に課題を洗い出すことが重要です。

関連する部署の担当者から意見を出してもらうと、各部署の課題を把握しやすくなります。

 

正しい導入プロセスを把握する

 

合理的な導入プロセスを把握しておくことも大切です。

正しいプロセスを踏めば、要点を押さえつつ、無駄な作業を減らせるとともに失敗する確率を減らせます。

 

参考に、基本的な導入のプロセスを紹介します。

 

【基本的なプロセス】

  • ・経営戦略・事業戦略などの確認
  • ・導入する目的を明らかにする
  • ・課題の洗い出し
  • ・適用する業務の範囲を決定
  • ・ベンダー・システムの決定
  • ・計画の策定と要件の定義
  • ・システムに合わせた業務の見直し
  • ・運用開始

 

焦らずに各プロセスを進めていくことが大切です。

 

現場の意見を取り入れる

 

経営陣の意見だけでシステムを導入すると、現場に定着しない可能性が高くなります。

経営陣と現場では、重視するポイントが異なるからです。

現場が必要性を感じていない、実際の業務を無視した仕様になるなどのトラブルが起こり得ます。

 

このようなトラブルを防ぐため、実際にシステムを使用する現場の意見を取り入れることが重要です。

ただし、現場の意見だけで導入計画を立てることもおすすめできません。

すべての意見を取り入れると、導入の目的や経営戦略・事業戦略を見失ってしまう恐れがあるからです。

 

これらとの整合性をとりつつ、現場の意見を取り入れるとよいでしょう。

 

費用対効果を計算する

 

システムの導入には一定の費用がかかります。

したがって、費用対効果の評価も欠かせません。

 

評価の基準はさまざまですが、イニシャルコストによる評価に加えTCO(Total Cost of Ownership=導入・維持管理にかかるすべての費用)による評価も行いましょう。

コストがかかりすぎる場合は、課題の解決に必要な機能だけに絞り込むとよいかもしれません。

 

導入コストは、機能の充実とともに高くなる傾向があります。

機能を絞り込むと、コストを抑えられるでしょう。

拡張性の高いシステムであれば、後から機能を追加することもできます。

 

現場の意見を取り入れて慎重にシステムを導入しましょう

 

本記事では、システム導入に失敗する原因とその対策を解説しました。失敗の主な原因は、導入の目的を明確にしていないことやベンダーのサポートを受けられないことなどです。正しいプロセスを把握して、導入作業を慎重に進めていくことで失敗の確率を減らせます。現場の意見を取り入れることも重要です。この点を怠ると、新システムが業務に定着しにくくなります。本記事を参考に、システム導入を進めてみてはいかがでしょうか。

 

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