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2022.08.17

コラム

顧客管理をExcel(エクセル)で作成する方法は?メリット・デメリットや注意点を解説

顧客情報を整理したいと考えたときに、利用する人が多いのがExcel(エクセル)によるデータ管理です。

Excel(エクセル)は馴染みのあるソフトなので、使い勝手も良く利用している企業も多いでしょう。

 

今回はExcel(エクセル)で顧客管理を行う手順やメリット、注意点について紹介します。

 

Excel(エクセル)でできることとできないことを把握することで、自社に最適な顧客管理の方法が判断しやすくなります。

顧客情報を整理したいと思っている担当者の方は、ぜひ参考にしてみてください。

 

Excel(エクセル)とは

 

Excel(エクセル)は、マイクロソフト社が提供するMicrosoft Officeソフトの一つで、表データの集計などに用いる表計算ソフトです。

 

Excel(エクセル)で顧客管理を行う手順

 

Excel(エクセル)で顧客管理を行う基本的な手順は、以下のとおりです。

 

  • ・項目名の決定・データ収集
  • ・データ入力
  • ・データベース化

 

それぞれを詳しく解説します。

 

項目名の決定・データ収集

 

顧客管理をはじめる前に、「どのような項目をデータ化していくべきか」を社内で検討してみてください。

取引先が企業なのか(BtoB)、個人なのか(BtoC)によって必要な項目が大きく変わります。

 

対企業の場合は、企業名・担当部署・担当者・案件名・過去の取引実績などを記録します。

 

対個人の場合は、個人名・住所・メールアドレス・年齢・職業・家族構成・商品やサービスの購入履歴などを記録することが多いでしょう。

 

上記以外にも、業務に関わる必要な情報を設定して顧客管理を行います。

 

データ入力

 

記録していく項目が決まったら、これらの情報をExcel(エクセル)の指定された箇所に入力していきます。

項目を入れた表を制作して、それぞれのエリアに数値や文字を打ち込んでいくだけです。

入力した表を元に後にデータベース化していくので、誤りのないように行うことが重要です。

 

例えば、大文字と小文字の区別や、空白や記号の使い方をマニュアル化しておき、誰が入力しても統一されたデータになるようにしなくてはなりません。

 

データベース化

 

データの入力ができたらExcel(エクセル)の「テーブル機能」を使って、データベース化を行います。

データベース化とは1箇所に情報を集約することで、データを取り出しやすく、使いやすい状態にすることです。

 

Excel(エクセル)の表のデータベース化は、以下の3ステップで簡単にできます。

 

  • 1.Excel(エクセル)で作った表全体を選択しアクティブな状態にする
  • 2.Excel(エクセル)のメニューバーから[挿入]→[テーブル]をクリック
  • 3.[先頭行をテーブルの見出しとして使用する]→[OK]

 

この作業を行うと、[テーブルデザイン]→[デザインスタイル]の項目で、色を変えることもできるようになります。

 

Excelで顧客管理をする際に活用すべき機能

 

顧客管理の際に役立つ、Excel(エクセル)の便利な機能を紹介します。

 

  • ・重複チェック
  • ・フィルター
  • ・検索機能
  • ・フォーム機能
  • ・ピボットテーブル

 

以下でそれぞれを詳しく解説します。

 

重複チェック

 

下記の手順で、入力したデータに重複している部分がないかをチェックできます。

 

  • 1.[ホームタブ]→[条件付き書式]を選択
  • 2.[セルの強調表示ルール]→[重複する値]を選択
  • 3.値を[重複](書式は任意)→[OK]

 

フィルター

 

特定の条件に該当するデータを調べたい時は「フィルター機能」を使うと便利です。

 

  • 1.[ホームタブ]→[並べ替えとフィルター]を選択
  • 2.フィルターをかけたい管理項目の[▼]をクリック

 

必要なデータだけを抽出したり、昇順や降順で並べ替えたりできます。

 

検索機能

 

表の中から特定の文字を検索したいときには、キーボードの「Ctrl」と「F」を同時に押すと検索窓が出てきます。

また、[ホームタブ]→右端の虫眼鏡アイコンをクリックすると、さらに詳細な検索をかけることも可能です。

 

フォーム機能

 

横長になってしまう表を見やすく管理できるのが「フォーム機能」です。

 

  • 1.Excel(エクセル)のメニューから[オプション]をクリック
  • 2.[クイックアクセスツールバー]→[すべてのコマンド]
  • 3.[フォーム]→[追加]→[OK]

 

上記を設定しておくと、クイックアクセスツールバーにフォームが表示されるので、見やすくなります(この機能はWindowsのみ利用可能です)。

 

ピボットテーブル

 

入力したデータをさまざまな項目から集計できる機能が「ピボットテーブル」です。

 

  • 1.[データベース]→[挿入タブ]→[ピボットテーブル]
  • 2.[ピボットテーブルの作成]→[OK]

 

上記から開くと、分析したい項目ごとに集計されたデータを見られます。

 

Excelにおいて顧客管理のデータベース作成時の注意点

 

Excel(エクセル)で顧客管理のデータベースを作成する際には、以下の2つのポイントに注意が必要です。

 

  • ・データを横方向で入力してしまう
  • ・データ同士に行間を空けてしまう

 

それぞれを詳しく解説します。

 

データを横方向で入力してしまう

 

Excel(エクセル)に数値やテキストを入れる際には、必ず「縦方向」で入力する必要があります。

横方向に同じ項目のデータを入力していくと、フィルター機能が使えません。

 

フィルター機能が使えないと不便な場面が多いので、表は縦方向に入力していく形式にしておくことがおすすめです。

 

データ同士に行間を空けてしまう

 

データ間に空白があると、集計の際に正しく反映されない可能性があります。

細かい数値が表に並んでいると、見やすくするためについ空白を作りたくなってしまいますが、行間を空けずに入力することが大切です。

 

表の見た目よりもデータベース化するときのことを考えて、空白のセルを作らないようにしておきましょう。

 

Excelで顧客管理を行うメリット

 

Excel(エクセル)で顧客管理を行う際のメリットは、主に以下の2点です。

 

  • ・コストがかからない
  • ・教育コストがかからない(使いやすい)

 

それぞれを詳しく解説します。

 

コストがかからない

 

Excel(エクセル)のソフトは、パソコンに標準装備している企業が多いです。

そのため新しい顧客管理のシステムを購入する必要がないので、コストがかかりません。

 

毎月の保守費用もかからないため、費用面では導入しやすいツールと言えるでしょう。

 

教育コストがかからない(使いやすい)

 

Excel(エクセル)は一般的にも広く使われているツールなので、馴染みのある人が多いです。

基本的な操作であれば、特別な社員教育がなくても使えるのでスムーズに導入できます。

 

専用の顧客管理ソフトに比べるとできることが限られますが、Excel(エクセル)が使いやすいと感じる人は多いでしょう。

 

Excelで顧客管理を行うデメリット

 

Excel(エクセル)で顧客管理を行う際のデメリットは、以下の4点です。

 

  • ・複数人による同時での作業には向いていない
  • ・情報漏洩のリスクがある
  • ・データの信頼性や検索効率が低下しやすい
  • ・マーケティングには活かしにくい

 

それぞれを詳しく解説します。

 

複数人による同時での作業には向いていない

 

Excel(エクセル)の機能上、2人以上が同時に同じ表に入力することができません。

使用する従業員が多い場合は順番に行わなくてはならないため、業務が滞る可能性があります。

 

ストレスなく入力処理を終わらせたいときには、不便に感じることもあるでしょう。
ファイル共有サービスの利用によって同時編集することも可能ですが、他の従業員が誤ってデータを消してしまうなど同時編集のデメリットもあります。

 

情報漏洩のリスクがある

 

Excel(エクセル)の管理表は簡単にコピー&ペーストできるため、誰かが勝手に複製してしまう可能性があります。

また外付けのハードディスクやUSBへの移行もすぐにできるため、盗難や外部への持ち出しリスクも気を付けておかなければなりません。

 

データの信頼性や検索効率が低下しやすい

 

Excel(エクセル)に高度な関数やマクロを設定すると、データ自体が重くなり検索効率が低下することがあります。

またファイルの破損や突発的なトラブルで、データが見られなくなってしまう危険性もあります。
さらに、高度な関数やマクロは設定した担当者の退職によって、維持管理ができなくなることもあります。

 

情報量が多くなればなるほど、Excel(エクセル)だけでの管理は難しくなるでしょう。

 

マーケティングには活かしにくい

 

Excel(エクセル)での顧客管理はリアルタイムで集計結果を出せないことが多いため、マーケティングには活かしにくい側面があります。

例えば小売業の場合、ある店舗でその日に売れた商品を瞬時に解析できれば、翌日の陳列や販促の方法などを変えてさらに売上を伸ばせる可能性があります。

 

顧客管理の専用システムであれば、瞬時に他部署との共有やデータの集約ができますが、Excel(エクセル)の機能だけでは限界があるでしょう。

 

Excel以外の顧客管理システム

 

Excel(エクセル)以外に、ビジネスでよく利用されている顧客管理システムは以下の3つです。

 

  • ・CRM
  • ・SFA
  • ・MA

 

それぞれを詳しく解説します。

 

CRM

 

CRMとは「Customer Relationship Management」の頭文字で、直訳すると「顧客関係管理」という意味です。

 

顧客の氏名や住所などの基本情報のほかに、どのような商品を購入したかや、どれくらいの頻度でサービスを利用しているかなどをまとめて管理できます。

顧客の行動を把握することで、最適なタイミングに求めている商品を提案できるようになるので、売上アップが期待できます。

 

CRMを活用すると顧客情報が一元化でき、複数の部署からアプローチしやすくなる点もメリットのひとつです。

社内の各部署からさまざまなデータを集約することで、企業の課題を洗い出すこともできるため、事業拡大においては欠かせないツールのひとつと言えるでしょう。

 

SFA

 

SFAとは「Sales Force Automation」の頭文字で、直訳すると「営業支援システム」という意味です。

 

SFAを利用すると、営業マンのスケジュールを管理したり、プロジェクトごとのさまざまなデータをまとめることが可能です。

取り扱っている案件ごとの進捗管理もできるため、業務の引き継ぎがスムーズにできる点もメリットです。

 

CRMと併用するケースも多く、顧客データを元に営業戦略を考えることで、より良い反応が得られる可能性が高まります。

 

MA

 

MAとは「Marketing Automation」の頭文字で、言葉のとおりマーケティングを自動化するための仕組みのことです。

 

MAは「見込み客」に対してのマーケティングを目的としているため、ある程度範囲を絞ってから営業を行う方法です。

具体例としては、企業のホームページやECサイトから問い合わせをしてくれた人をリスト化しておき、どういった需要があるのかをリサーチしておきます。

見込み客のリストデータから、その人に最適な商品がリリースされた際にメールやDMなどで案内を出して、購入に繋げる仕組みです。

 

これらの行動は、MAツールを使うことで効率的に行えるようになります。

 

【関連記事】顧客情報管理に必要な項目と管理方法を紹介

 

エクセルでの顧客管理に限界を感じたらシステム導入を

 

Excel(エクセル)での顧客管理は、コストをかけずに手軽にスタートできる反面、できることには限りがあります。

 

今後、事業規模を広げたい方は、専用の顧客管理システムを利用することがおすすめです。
顧客管理システムの導入にはコストがかかりますが、長い目で見たときに大幅な業務効率化を実現できる可能性が高いので、十分元が取れるケースが多いです。

 

Excel(エクセル)での管理に限界を感じている方は、顧客管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

こちらの記事では、顧客管理システムの概要や、導入のメリットを解説しています。

産業廃棄物収集運搬・処理業者向けの顧客管理についても紹介しているので、
ぜひ参考にしてみてください。

【関連記事】顧客管理システムとは?CRMの概要や導入するメリットを解説

 

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基幹システム「環境将軍R」は、顧客情報を中心に業務ごとのデータを蓄積することができます。
必要な情報が顧客情報に紐づいた状態で簡単に確認できるため、廃棄物処理における顧客管理に有効です。
また、最近では営業活動を強化するためにSFAなどの顧客管理ツールとの連携のご相談を受けることも増えてきています。

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