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産業廃棄物基礎
コラム
廃棄証明書とは？マニフェストとの違い・テンプレート・費用・作り方まで解説
「廃棄証明書 作り方がわからない」
「廃棄証明書 フォーマット 無料で入手できますか？」
「廃棄証明書テンプレート ExcelやWord形式のものはありますか？」
「廃棄証明書とマニフェストの違いを教えてほしい」
機密文書の廃棄に携わる担当者からこうした疑問が多く寄せられます。
本記事では、廃棄証明書とはどのようなものかという基本から、廃棄証明書とマニフェストの違い、廃棄証明書発行 資格、廃棄証明書 費用の目安、産業廃棄物 廃棄証明書 テンプレートや固定資産廃棄証明書 テンプレートの入手方法、廃棄証明書テンプレート ExcelやWord形式の活用法まで、実務に役立つ情報を元記事の構成を踏まえて解説します。
< 目次 >
廃棄証明書とは
廃棄証明書とは、機密文書や保存期間を過ぎた重要書類を適切に処分したことを証明する書類です。
発行は廃棄業者が行い、依頼した側である排出事業者は必要に応じてその発行を求めることができます。
廃棄証明書作り方という観点では、廃棄証明書に法律で定められた様式はなく、廃棄業者が独自のフォーマットで発行するのが一般的です。
廃棄証明書テンプレや廃棄証明書Wordといった形式で用意している業者もあります。
廃棄証明書発行資格については、廃棄証明書の発行自体に国家資格は定められていませんが、産業廃棄物を取り扱う場合は廃棄物処理法に基づく許可を有する業者に委託することが求められます。
※参照元
廃棄証明書 マニフェスト 違い
廃棄証明書マニフェスト違いについて、混同されやすい両者を整理します。
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比較項目 |
廃棄証明書 |
マニフェスト（産業廃棄物管理票） |
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目的 |
機密文書・重要書類의処理完了を証明 |
産業廃棄物の処理過程を追跡・管理 |
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発行者 |
廃棄業者が排出事業者へ交付 |
排出事業者が作成し処理業者へ交付 |
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法的義務 |
法律上の交付義務なし（任意） |
産業廃棄物の場合は交付が義務 |
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対象廃棄物 |
機密文書・書類・デバイス等 |
産業廃棄物（法定20種類） |
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保管期間 |
5年間（領収書兼用の場合は7年） |
5年間 |
廃棄証明書は機密文書の処理を完了したことを廃棄業者が証明し、排出事業者に渡す書類です。
一方、マニフェストは産業廃棄物の排出事業者が処理業者に廃棄を依頼する際に作成し、処理過程を追跡・管理する目的で利用される管理票です。
産業廃棄物に対して交付が義務付けられていますが、事業系一般廃棄物では基本的に不要です。
※参照元
・マニフェストの保管期間・方法は？紛失時の対処法もチェック（J-EMS）
なぜ廃棄証明書が必要なのか
廃棄証明書が求められるのは、機密性の高い文書が確実に適正な方法で処分されたことを明らかにするためです。
適切に廃棄されたことが証明されていれば、情報漏えいリスクの低減やコンプライアンス遵守にもつながります。
廃棄証明書がなければ、廃棄業者が確かに廃棄処分を行ったということを証明できません。
後に処分したはずの機密文書の内容が漏えいした際、処分を依頼した企業や団体が責任を問われる可能性があります。
廃棄証明書の発行を受けることで情報漏えいのリスクを抑え、企業や団体の社会的信用を守ることができます。
機密文書が正しく廃棄されないことによるリスク
機密文書とは、企業や団体にとって非常に重要な書類のことをいいます。
外部に漏えいすると問題となる内容も含まれており、秘密保持が求められます。
正しく廃棄されなかった場合に起こる代表的なリスクは以下のとおりです。
①紙の書類から情報が漏えいする
紙形式で機密文書を取り扱っている企業や団体が数多くありますが、正しく廃棄されないと情報漏えいのリスクがあります。
重要な情報が書かれた書類のみ抜き出されてしまうこともあり、1枚だけ抜かれた場合などは気付けないこともあるでしょう。
顧客からの信用を失い、場合によっては法的な責任を問われることもあります。
②HDDやSSDなどのデバイスからデータを復元される
不要になったHDDやSSDは、消去や初期化をしても復元が可能な場合があります。
復元された場合、保存されていた情報が第三者に漏えいするリスクが生じます。
信頼できる業者に依頼し、機密文書データを含むHDDやSSDを適切に廃棄することが求められます。
物理的に破壊して復元が不可能な状態にするのも一つの方法です。
③デバイスから情報を抜き取られる
デバイスから情報だけが抜き取られる場合、気付かないこともあります。
特に、機密文書が含まれるデバイスの管理が不十分だったり、誰でも触れられるような状態になっていたりすると危険です。
廃棄証明書はどのような形式で発行される？
廃棄証明書の形式は法律で定められていないため、廃棄業者によって異なります。
廃棄証明書フォーマット無料で提供している業者もあれば、廃棄証明書テンプレートExcelやWord形式（廃棄証明書Word）で対応している業者もあります。
発行は紙または電子媒体で行われます。
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紙媒体 |
電子媒体 |
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発行手順 |
処理後に郵送 |
処理後にメールでデータが送付されるか、専用サイトにアップロードされる |
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発行にかかる日数 |
郵送のため時間がかかる |
紙媒体より早い |
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メリット |
届いた状態のままファイルに入れて管理可能。物理的な管理ができ廃棄した事実を明確にしやすい |
データとしてパソコンに保存・確認が可能。紙と異なり処分費用がかからない。物理的な保存スペースが不要 |
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デメリット |
保管場所に悩むことがある。紛失・劣化のリスク。廃棄する場合は処理費用がかかる |
印刷する場合は手間がかかる。サイバー攻撃・システム障害による損失のリスク |
廃棄証明書のテンプレート・フォーマットについて
廃棄証明書テンプレや廃棄証明書Wordでの書式は、廃棄業者が独自に用意しているケースがほとんどです。
自社で作成する場合は、廃棄証明書フォーマット無料として公開されているひな形を参考にすることができます。
廃棄証明書テンプレートExcelの活用
廃棄証明書テンプレートExcelは、マイクロソフトのテンプレートサイトや産業廃棄物関連の団体・業者サイトで公開されているものを参考にできます。
廃棄証明書Wordと同様に、自社の記載事項に合わせて項目を調整のうえ使用することをお勧めします。
産業廃棄物廃棄証明書テンプレートの注意点
産業廃棄物廃棄証明書テンプレートを使用する場合は、廃棄物の種類・数量・廃棄業者名・許可番号・廃棄年月日などが記載されているか確認することをお勧めします。
なお、産業廃棄物の場合はマニフェストによる管理が法令上の義務となっているため、廃棄証明書のみで管理することは適切ではありません。
固定資産廃棄証明書テンプレートについて
固定資産廃棄証明書テンプレートは、企業が固定資産（機器・設備・什器等）を廃棄した際に税務上の証明として使用されます。
廃棄証明書テンプレとは目的が異なり、固定資産の廃棄日・廃棄方法・対象資産の情報を記録するものです。
固定資産廃棄証明書テンプレートは国税庁のホームページや会計ソフト各社のサイトで確認できます。
※参照元
廃棄証明書 費用の目安
廃棄証明書費用は廃棄業者によって異なり、廃棄処理費用に含まれているケースと別途発行手数料が発生するケースがあります。
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【廃棄証明書 費用の目安】 廃棄証明書の発行自体は多くの業者で無料または廃棄処理費用に含まれています。ただし電子媒体での提供・立会いサービス・個別管理を伴う場合は別途費用が発生することがあります。事前に業者へ確認することをお勧めします。 |
廃棄証明書は保管が必要？
通常の廃棄証明書であれば、5年間が保管期間の目安です。
一方、廃棄証明書が領収書としての役割も果たしている場合は、領収書の保管期間と同様に7年間の保管が求められます。
どちらの場合も長期間にわたって保存することになるため、紛失しないよう注意が求められます。
なお、保管方法は法律で決められていないため、自社で整理して保管しておくことになります。
※参照元
・マニフェストの保管期間・方法は？紛失時の対処法もチェック（J-EMS）
廃棄証明書があっても不安な場合は？
廃棄証明書が発行されても、依頼した機密文書が適切に処分されたとは限りません。
過去には廃棄業者に処分を依頼したものの、従業員が依頼されたデバイスを盗んでオークションに出品するといった事件も発生しています。
廃棄証明書があっても不安と感じる場合は、廃棄時に立ち合いができる廃棄業者を選ぶことをお勧めします。
廃棄証明書がもらえないケースはある？
ほとんどの廃棄業者では廃棄証明書の発行に対応していますが、発行していない業者もあります。
特に小規模な廃棄業者の場合は対応していないケースもあるため注意が求められます。
また、複数の会社から受け取った文書をまとめて処理しているような場合も個別管理がされないため、証明書を発行できないことがあります。
廃棄証明書が必要な場合は、事前に発行可能かどうかを確認しておくことをお勧めします。
まとめ
本記事では、廃棄証明書とはどのようなものかという基本から、廃棄証明書マニフェスト違い、廃棄証明書発行資格、廃棄証明書作り方、廃棄証明書フォーマット無料の入手方法、廃棄証明書テンプレートExcel・廃棄証明書Wordの活用法、産業廃棄物廃棄証明書テンプレート・固定資産廃棄証明書テンプレートの違い、廃棄証明書費用の目安、保管期間まで解説しました。
機密文書の内容が流出すると企業の信頼を損なうことにもなるため、信頼性の高い廃棄業者に依頼し、廃棄証明書の発行を受けて適切に処理することをお勧めします。
企業は、機密文書に限らず、必要な書類全般を適切に管理する責任があります。
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※参照元
