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2021.10.20

コラム

マニフェストの保管期間と保管方法

排出事業者が廃棄物処理業者に産業廃棄物の運搬・処分業務を委託する場合、排出事業者は「マニフェスト」を交付しなければなりません。
マニフェストに関する規定はやや複雑で、保管にも手間がかかるため、煩わしく感じている方も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、マニフェストの保管期間やトラブルを防ぐための保管方法、紛失時の対処法を解説します。
マニフェストの保管にお悩みの方や、マニフェスト業務を簡素化したい方は、ぜひ参考にしてください。

 

マニフェストの保管期間

 

紙マニフェストとは、産業廃棄物を排出する事業者が処理を委託する際に、最後まで適切な処理がなされたかを確かめるための伝票のことです。
排出事業者は一般的に(公社)全国産業資源循環連合会などが販売している規定の用紙を使って、マニフェストを交付します。
用紙は7枚綴りの複写式となっており、排出事業者から運搬業者・処分業者へとわたる中で、それぞれが必要な情報を記入します。
最終的に完成したマニフェストは、一部を切り取って処分を行った業者が保存し、残りは排出事業者へと返却されます。
A・B1・B2・C1・C2・D・E票と呼ばれる7枚のマニフェストの種類・役割は以下の通りです。

 

マニフェストの種類・役割

・A票  排出時に排出事業者が控える

・B1票 運搬終了時に運搬業者が控える

・B2票 運搬終了後に排出事業者が確かめる

・C1票 中間処分終了時に中間処分業者が控える

・C2票 中間処分終了後に運搬業者が確かめる

・D票  中間処分終了後に排出事業者が確かめる

・E票  最終処分終了後に排出事業者が確かめる

 

排出事業者はA票・B2票・D票・E票を、運搬事業者はB1票・C2票を、中間処分業者はC1票を、それぞれ5年間保管することが義務付けられています。

 

マニフェストの保管方法

 

紙媒体のマニフェストを5年間分保管するとなると、一定の広さのスペースを確保する必要があります。
また、契約内容や処分状況に関する情報をチェックする際、大量の書類の中から該当するものを探すのは手間がかかります。

ここでは、マニフェストをなくすことなく長期間保管するための工夫を紹介します。

 

保管方法①バインダーでとじる

 

マニフェストは、廃棄物処理業者に処理を依頼した時点で排出事業者がA票を控えます。
その後、運搬・中間処分・最終処分の各作業が終了してから、B2票とD票を90日以内に、E票を180日以内に排出事業者へ返却します。
それぞれの票がバラバラになってしまわないよう、処理ごとにまとめるのがポイントです。
リング付きで書類やファイルをとじられるバインダーの使用がおすすめです。
処理ごとにA票からE票までをホチキスで留めてから、ファイルに入れてバインダーでとじると探しやすくなります。

 

バインダーの厚さにはさまざまな種類があるため、一定期間で想定される処理件数に合わせて適切な厚さのものを選びましょう。
また、バインダーの中にも「処理済み」と「未処理」のタグをつけて、分かりやすく分類すると一層効果的です。

 

保管方法②厚紙を表紙にして紐で括る

 

ボール紙などの厚紙を表紙にして、マニフェストを紐やゴムなどで括るのも一つの手段です。
バインダーやファイルを用意するよりも、比較的コストを抑えられます。

ただし、紙と紐で束ねるため、量が多くかさばると破損したり、書類を紛失したりする恐れがあります。

 

保管方法③保存先を業者・日付ごとに分ける

 

マニフェストの所在を分かりやすくするために、保存先を項目ごとに分けるのがおすすめです。
例えば、排出事業者の場合、廃棄物の種類・項目や処分業者ごとにバインダーを用意したり、期間別に大きい箱や棚に移したりすると、後から見返しても分かりやすいでしょう。

 

マニフェストをなくしてしまったら

 

マニフェストの保管期間は5年間と非常に長く、紛失してしまう可能性も否めません。
万が一マニフェストをなくしてしまった際、原則として再発行は不可能です。
ただし、前工程の伝票を複製して代用することができます。
複製して代用できるマニフェストは以下の通りです。

 

マニフェスト紛失時に複製して代用できる伝票

■排出事業者の場合

・A票→B1票

・B2票→B1票

・D票→C1票

・E票→C1票

■運搬業者の場合

・B1票→B2票

・C2票→C1票

 

■処分業者の場合

・C1票→C2票

 

マニフェストを正しく保管しなかったり、紛失後の対応を怠ったりすると、法令違反で罰則が課せられるケースもあるため注意しましょう。

 

【関連記事】マニフェスト紛失時の対処法

 

電子マニフェストもおすすめ

 

保存義務や紛失リスクなど、紙マニフェストのリスクやデメリットをカバーするのが、電子マニフェストです。
ここでは、電子マニフェストの特徴やメリットを解説します。

 

電子マニフェストとは

 

電子マニフェストとは、産業廃棄物の排出事業者・運搬業者・処分業者がJWセンターを介して、処理状況を共有するシステムです。
インターネット接続があれば、用紙の記入・保管なしにマニフェスト登録ができるため非常に便利な仕組みになっており普及が進んでいます。

 

電子マニフェストのメリット

 

電子マニフェストは、簡単な入力操作のみで処理状況をリアルタイムで確認できます。
マニフェスト情報はJWセンターが管理・保存しているため、事業者が保管する必要がなく、紛失の心配もありません。
システムの管理により、入力漏れや報告漏れ、データ改ざんなどの不正を防ぎ、法令を遵守できます。

 

【関連記事】電子マニフェストとは?メリット・デメリット

 

電子マニフェストへの移行で煩雑なマニフェスト業務を効率化

 

いかがでしたでしょうか。
今回はマニフェストの保管期間や方法・紛失時の対処法などについて解説しました。
紙マニフェストは、書類のやりとりや保管に手間がかかります。
一方で電子マニフェストは、煩雑な工程を削減することで、業務を効率化できます。

 

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