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コラム

業務効率化の手法やアイデアとは?メリットや進め方も解説

「業務効率化ってなんだろう?」「業務効率化をすると、どんなメリットがあるのだろうか?」

このような疑問をお持ちの経営者や担当者の方は多くいらっしゃるのではないでしょうか。

 

また、業務効率化という言葉を耳にしたことがあっても、「まずは何をすればよいのかよくわからない」と思われている方も多いのではないでしょうか。

 

本記事では業務効率化の手法やメリット、進める場合の注意点について解説しています。

自社の業務を効率化させたいと考えている事業主や担当者の方は、ぜひ参考にしてみてください。

 

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業務効率化とは

 

業務効率化とは業務が効率的に行える状態のことで、具体的には以下3つのポイントがあります。

 

業務のムダをなくす

慣習化されている業務が本当に必要なのか検討する

業務のムリをなくす

そもそも1人で完結できる仕事量なのかを確認する

業務のムラをなくす

各部署の仕事量にムラがでていないかを把握する

 

業務効率化に成功すると社内のリソースに余裕ができるようになるため、新しい仕事を請け負えるようになり、結果として事業の収益アップに繋がる可能性があります。

 

また多くの従業員がムダと感じている作業を簡略化したり無くすことで、仕事へのモチベーションが上がることも期待できるでしょう。

 

業務効率化の方法にはいくつかの種類があるので、さまざまな手法を試して自社にあった方法を見つけてみてください。

 

生産性向上との違い

 

業務効率化と生産性向上の違いについて、以下の表にまとめました。

 

名称

意味

生産性向上

課題の解決や設備投資によって

成果をあげること

業務効率化

業務上のムダ・ムリ・ムラをなくすこと

 

生産性とは、人(労働力)・原料・設備などを投資した量に対する、完成品(生産物)の比率のことです。

 

例えば、ある製品を作るためには100グラムの原料が必要だったところ、改良によって80グラムで足りるようになった状態を「生産性が向上した」と表現します。

また、労働者の生産性のことは「労働者生産性」と呼び、1名が1時間あたりにどの程度の作業をこなせるかを表す指標として使用されます。

 

業務効率化によってムダを省き、自然と生産性が上がるケースも多いでしょう。

 

業務効率化のメリット

 

業務効率化で得られるメリットは以下の通りです。

  • ・生産性の向上
  • ・作業時間の削減
  • ・従業員の満足度が高まる

 

業務効率化は、雇用側だけでなく従業員側にとってもメリットとなるケースが多いです。

 

生産性の向上

 

さまざまな業務効率化の施策を行うことで、生産性の向上が期待できます。

 

ムダな工程を無くしたり、1人あたりの作業量の見直しによって、より良い成果物や製品を生み出せるようになるためです。会社全体で協力して業務効率化に取り組むことで、大きな成果を感じられるでしょう。

 

内容によってはすぐに分かりやすい結果が見えないこともありますが、根気よく続けることが重要です。

 

作業時間の削減

 

業務効率化によって不要な作業や工程を洗い出して削減すると、仕事の作業量が減り、残業時間も短縮できます。

さまざまな業務のなかには「慣例化しているからやっている」ものが、実は多くあります。

冷静に業務を見直すことで、当たり前と思っていた作業が不要になることもあるかもしれません。

 

従業員の満足度が高まる

 

業務効率化によって残業時間が減れば、帰社後のプライベートタイムを増やせるようになります。

 

趣味に充てたり、スキルアップのための勉強に充てたりすることができ、日々の満足度も高くなるでしょう。日々の作業ボリュームにゆとりができると、社内の雰囲気もよくなります。

 

残業の負担が減ることで働きやすい環境となり、離職率を下げる効果も期待できます。

 

業務効率化の進め方

 

業務効率化の具体的な手順を見ていきましょう。

  • ・現状の業務内容の把握
  • ・現状の業務内容の課題点を洗い出す
  • ・効率化すべき業務の優先順位を決める
  • ・業務効率化の方法を考える
  • ・実施
  • ・実際に業務が改善されたか確認してPDCAを回す

 

スタートとゴールをあらかじめ決めると、業務効率化の計画がスムーズに立てられます。

 

現状の業務内容の把握

 

まずは、自社の業務内容の現状を正しく把握します。

  • ・自社が抱えているプロジェクトの総数
  • ・各部署が担っている業務内容
  • ・業務にかかっている時間
  • ・業務を遂行させるために必要な人数
  • ・毎日の稼働時間(残業時間)

 

これらをできるだけ細かく書き出してみましょう。

 

現状の業務内容の課題点を洗い出す

 

自社の現状が把握できたら、次に課題点を洗い出します。

  • ・業務の工数が増えている原因はなにか
  • ・プロジェクトに対して適切な人数が配置されているか
  • ・人手不足によるヒューマンエラーが起きていないか
  • ・従業員の残業時間が長すぎないか

 

さまざまな角度から、現在の業務の課題点を探ります。

 

効率化すべき業務の優先順位を決める

改善すべき業務内容を箇条書きにしたら、それぞれの優先順位を決めましょう。

 

優先順位を決定する際は「利益の追求」や「労働環境の改善」など、もっとも解決したいテーマに関連するものを選んでください。

一度に複数の施策を行うと現場が混乱する可能性が高いため、1つずつ順番に課題を解決していくことが大切です。

 

業務効率化の方法を考える

 

取り掛かるテーマが決まったら、具体的な業務効率化の方法を考えましょう。

 

例えばあるプロジェクトの業務を効率化したいと考えたとき、人員を増やすか、減らすかで得られる結果が大きく変わります。

 

業務量はそのままで人員を増やした場合、従業員が余裕を持って作業できるため、ヒューマンエラーの発生が防げます。

一方で人員を減らすことを1つのゴールにした場合は、「少ない人数でも対応できるように無駄な業務をカットする」という発想になります。

 

どちらの方法が最適なのかは、現場の声を聞きながら考えていくのがおすすめです。

 

実施

 

業務効率化の施策が決まったら実施のフェーズに入ります。

 

実施する際は開始と終了の期日を設定し、1クールの実施が完了したら期間内の達成度を確認します。長期的な施策となる場合は、定期的に進捗度を確認するタイミングを設けておくとよいでしょう。

 

実際に業務が改善されたか確認しPDCAを回す

 

あらかじめ設定した期日までに施策が完了しても、その後も引き続き効果測定を行うことが大切です。

継続してPDCAを回すことで継続的な業務効率化が実現し、自社の収益性が高くなっていきます。

 

PDCA(ピーシーディーエー)とは、Plan(計画)・Do(実行)・Check(評価)・Action(改善)の頭文字をとった言葉で、ビジネスシーンでよく利用されます。

計画や評価だけの単体の視点ではなく、4つの項目をそれぞれ実行していくことで物事の改善が見込めるようになる考え方です。

 

効果検証の方法

 

PDCAの効果を検証する際には、3つのポイントに注意しておきましょう。

  • ・期日を決めておく
  • ・ノルマを決めておく
  • ・評価基準を決めておく

 

期間を定めておかないと、どの程度の労力を使用したのか分かりにくいため、必ず事前に設定しておきます。

 

また期間だけを決めた場合、その期間にアクションを起こせる事案がなかった場合、具体的な検証ができません。そのため、期日と最低アクション数の設定をあわせておくのがおすすめです。

具体的には「期間は〇月〇日までで、その間に10回以上の訪問営業を実施する」といった形です。

 

また評価基準を決めるのも重要で「電話打合せの約束を1件の成果と見なすのか」「訪問営業の回数のみを評価するのか」などを、事前に明確にしておきましょう。

 

業務効率化のための手法

 

業務効率化の施策を実行するための手法を8つ紹介します。

  • ・無駄な業務をなくす
  • ・業務マニュアル・業務のフローチャートを作成する
  • ・自動化する
  • ・業務をまとめる・分業化する
  • ・アウトソーシングを利用する
  • ・社内で使う書式を統一する
  • ・ナレッジ共有を頻繁におこなう
  • ・複数の手法・アイデアを組み合わせる

 

1つの手法に特化してもよいですが、できれば順番にいくつかのやり方を試してみてください。

企業の特性や事業内容によって最適な施策が異なるため、さまざまな方法にトライするのがおすすめです。

 

無駄な業務をなくす

 

業務効率化のための施策として有効なのは、業務のなかの無駄をなくすことです。

具体的な例としては、以下のようなものがあります。

  • ・紙の書類を無くしてデータで保管する
  • ・印鑑での承認作業を無くす
  • ・定例会議の回数を減らす

 

書類をデータ化すれば管理や保管の手間が省けてぐっと楽になりますし、上長の印鑑をいくつも貰わなければならない「印鑑文化」を省略できる可能性があります。また定例会と称して、毎週・毎月「なんとなく開催している会議」も多いのではないでしょうか。

 

目的があいまいな会議は時間の無駄になってしまうため「慣例だから…」といった理由に流されずに、必要性を再度確認してみてください。

 

業務マニュアル・業務のフローチャートを作成する

 

業務マニュアルやフローチャートを作成し、業務を効率化できます。

 

詳しい業務マニュアルがあれば、経験値の少ない人でも効率的な作業ができるようになり、わざわざ誰かに聞かなくても仕事を進められます。そのため、基本的な業務マニュアルや、トラブル対応のためのフローチャートなどを必要に応じて用意しましょう。

 

自動化する

 

簡単にチャレンジしやすい業務効率化の取り組みとして「自動化」があります。

業務効率化に最適な自動化の例は、以下のようなものです。

  • ・勤怠システムの自動化
  • ・発注システムの自動化
  • ・発送管理の自動化
  • ・生産ラインの自動化
  • ・電話応対の自動化

 

自動化システムを導入するにはコストがかかりますが、業務効率化や人件費の削減が期待できるため、費用対効果が高い施策といえます。

 

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業務をまとめる・分業化する

 

業務効率化のために仕事の一部をまとめたり、分けたりすることも有効です。

 

業務をまとめる

同じ作業をしている人が社内に点在しているとき、1つの部署にまとめると時間が短縮できる

業務を分ける

営業・事務・会計などを1人の従業員がまとめて請け負っている場合は、業務を分ける

 

似ている業務を行っている人が複数の部署にいる場合、1か所に集約させると効率化できます。

 

それぞれが得意分野に特化することで、メインの業務に注力できるようになるため、生産性のアップにもつながるでしょう。

 

アウトソーシングを利用する

 

自社のリソースが足りないときは、アウトソーシングの利用によってコア業務を円滑に行えるようになります。具体的には経理業務や電話応対など、社員でなくでもできる仕事はアウトソーシングを検討してみましょう。

 

アウトソーシングを請け負っている会社には、その業務のプロフェッショナルが在籍しているので安心して依頼できます。

 

人的リソースの確保だけでなく、システム開発をアウトソーシングし開発を外部へ依頼することも可能です。

自社専用の業務効率化に関するシステムを作ることで、事務的負担を大幅に減少させられます。

システムの開発や導入には費用がかかりますが、従業員が行う工数を考えれば安く感じるかもしれません。

 

費用を投入して業務効率化を図る際には、金銭的な施策もあわせて検討していく必要があるでしょう。

 

社内で使う書式を統一する

 

社内で使う書式の統一によって、事務作業にかかる時間を軽減できます。

 

誰が見ても分かりやすい書式を用意しておくことで、発注や発送間違いなどのミスを防止する効果も期待できるでしょう。

 

また外部向けのプレゼン用の資料や案内書などの場合も、内容をフォーマット化し、資料作成にかかる時間を削減できます。

 

近年は使用する書類をクラウドで管理する企業も増えており、インターネットでさまざまな書類を共有できます。

 

ナレッジ共有を頻繁に行う

 

ナレッジとは「知識」を表す言葉で、その人のなかにあるノウハウを指しています。

「〇〇に取り組んだ際に〇〇を利用したらうまくいった」といった経験や、それに基づく有益な情報です。

 

ナレッジを社内で共有すると、例えばトップセールスマンが行っている営業方法やクロージングトークを、新入社員が聞けるようになります。

個人の力だけでなく、組織全体として業務効率化や生産性向上に取り組むためには、社内でのナレッジ共有が欠かせません。

 

複数の手法・アイデアを組み合わせる

 

業務効率化にはさまざまな手法があり、取り組み方も企業ごとに異なります。

 

社内で業務効率化のアイデアを募り、従業員が取り組みやすそうな施策を選んでみることもおすすめです。複数の手法やアイデアの組み合わせによって、業務効率化がさらに良い方向にすすみやすくなります。

 

試してみたい施策があるときは、ぜひ積極的に取り入れてみましょう。

 

業務効率化を行う際のポイント

 

業務効率化を行う際のポイントを4点紹介します。

  • ・業務効率化に向けたロードマップを作成する
  • ・目的を明確にする
  • ・いきなりすべての手法・アイデアを実行しない
  • ・手段が目的となってしまわないようにする

 

適切な方法で業務効率化に取り組まないと、逆に無駄な仕事が増えてしまうので注意が必要です。

 

業務効率化に向けたロードマップを作成する

 

ロードマップとは計画書のようなもので「目標達成までの道筋」を表した資料です。

達成したいゴールだけではなく、どういった道筋で施策を進めるかを決めておくことで目標達成に近づきやすくなります。

 

ロードマップがあることで行うべき行動が可視化されて、部署内での情報共有にも役立ちます。

 

目的を明確にする

 

業務効率化の施策を行う前に、「なぜその施策を行うのか?」についても明確にしておきましょう。

業務効率化に成功した先に目指したい未来について、しっかりと検討しておく必要があります。

単に経費を削減するだけではなく、叶えたい未来像をチーム内で共有しておくことがおすすめです。

 

いきなりすべての手法・アイデアを実行しない

 

業務効率化を素早く実行したいと考えた場合であっても、いきなりすべての手法を実行しないようにしましょう。従業員の負担を考慮し、期間を定めたうえで1つずつ順番にアイデアを試すのがおすすめです。

 

まとめて色々な施策をおこなってしまうと、どれがどのくらい効果が出たのか判定できなくなってしまう点もデメリットです。

 

手段が目的となってしまわないようにする

 

業務効率化の手法として、例えば「勤怠管理を自動化して従業員の手間を軽減させる」というプランを決めたとします。

プランに従って自動化システムの使用をはじめると、いつのまにか「導入した自動化システムを毎日忘れず使う」が目標にすり替わってしまう場合があります。

本来の目的(目標)は、日々の事務作業を減らし、自社のコア業務に取り組む時間を増やすことです。

 

手段と目的は異なるものなので、混同しないように注意しましょう。

 

さまざまな業務効率化の手法にトライしてみよう

 

業務効率化の実行には、マニュアル作りや自動化、アウトソーシングの利用などさまざまな手法があります。それぞれの手法を試す際には、適正な期間を設定し効果測定しながら進めていくことが肝心です。

明確な期間や実行した回数を把握できないと、どの程度効果が出たのか判断しにくくなってしまうためです。

 

従業員のライフワークバランスを保つためにも、業務効率化は事業主にとって継続的な課題といえます。業務効率化するにあたっては従業員の協力が必要なため、さまざまなやり方を実践してみて、実行しやすい手法を見つけましょう。

 

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