導入事例 CASE STUDY

【システム入替×クラウド化】業務のストレスと不安を解消!

今回は、北海道で、産業廃棄物の収集・運搬・処分を中心に、リサイクル業にも積極的に取り組んでいらっしゃる北清企業株式会社様にお話を伺いました。
北清企業株式会社様は、優良産廃処理業者として認定を受けているほか、環境保全への取り組みを自主的に行い、エコアクション21にも認証されている企業です。
現在、弊社の『環境将軍R』をご利用いただいていますが、導入によってどのような変化があったのでしょうか。

課題

システムの頻繁なアップデートやフリーズにより、業務に支障が出ていた

 

効果

トラブルがなくなり、業務がストレスフリーになった

課題

システムの頻繁なアップデートやフリーズにより、業務に支障が出ていた

 

効果

トラブルがなくなり、業務がストレスフリーになった

営業の顧客情報が他部署に共有できておらず、不便に感じていた

 

データを一元管理したことで、 他部署の従業員も営業の情報を確認しやすくなった

営業の顧客情報が他部署に共有できておらず、不便に感じていた

 

データを一元管理したことで、 他部署の従業員も営業の情報を確認しやすくなった

オンプレミス環境で計画停電の度にサーバーも停止するため、業務が滞っていた

 

クラウド化によって、停電時も業務を続行できるようになった

オンプレミス環境で計画停電の度にサーバーも停止するため、業務が滞っていた

 

クラウド化によって、停電時も業務を続行できるようになった

<目次>

インタビュー企業様のご紹介

  • 会社名

    北清企業株式会社様

  • 事業内容

    産業廃棄物や一般廃棄物の収集・運搬・処分・リサイクルなど

  • 地域

    北海道

  • 従業員数

    約140名

インタビューを受けてくださった方

佐藤 恒平 様

・業務部長

導入商品

環境将軍R

システム入れ替えで業務のストレスを軽減!

導入前の課題

なぜシステム導入の話が上がったのですか?

もともと使用していた管理システムに不具合が多く、業務に支障が出ていたためです。
たとえば、頻繁にアップデートを求められて、業務をスムーズに開始できなかったり、動作が重くて作業が進まなかったりといったトラブルがありました。
画面がフリーズして、一時的に業務が中断されてしまうこともしばしばで、非常にストレスを感じていたんです。
そこで、この状況を改善するためにシステムを入れ替えようという話になりました。

『環境将軍R』との出会い

JEMSの『環境将軍R』を知ったきっかけは何ですか?

10年以上前に、営業を受けたことがきっかけです。
環境展でも、営業担当者さんと何度か面識がありましたね。

JEMSの営業担当者の印象はいかがでしたか?

まだJEMSと契約を結んでいなかった頃、環境展に訪れた際に、ブースにいた営業担当者さんが1、2回しか会ったことのなかった私のことを覚えていてくれたんですよ。
名前までしっかりと覚えてもらっていて、嬉しかったですし、営業担当者としてとても信頼できる方だと感じました。
また、フットワークが軽く、JEMSの本社から距離のある北海道まで、何度も足を運んでもらえたのも非常にありがたかったです。
システムの導入後も、近くに来たからと訪問してくれたり、頻繁に「困ったことないですか」と連絡をくれたりと、温かい対応をしてもらっています。

導入にあたって不安や懸念点などはありましたか?

正直なところ、コスト面や導入後に起こる変化に関して懸念はありました。
当社は、『環境将軍R』だけでなく、スマートフォンからマニフェストの情報を入力できる『モバイル将軍』をはじめとするオプションツールも導入する予定だったんです。
そのため、最終的に導入コストやランニングコストがどの程度まで膨らむのか、初めは少し不安に感じていました。
それにくわえて、操作方法や画面の仕様の変化に対して従業員がどれくらい早く適応できるか、データ入力のミスが増えないかなど、運用面での不安もありました。

『環境将軍R』に決めた理由は何ですか?

実は、以前使用していた管理システムを導入する際に、そのシステム会社とJEMSの2社で検討していたんです。
当時は、導入コストが低いことを理由に前者を選んだのですが、使っていくうちに不具合が多発してしまい、改めてJEMSに声を掛けました。
それまで使っていたシステムはパッケージで、かゆい所に手が届かないことも多かったので、JEMSのカスタマイズができる点にも惹かれて導入を決めました。

もともと、一部業務の管理のみをご検討されていたと伺っていますが、一元管理に変更された理由は何ですか?

システムの入れ替えについてJEMSの営業担当者さんに相談した際に、「業務を根本的に改善するには一元管理が必要だ」と提案してもらったのがきっかけです。
以前のシステムでは、営業担当者が得ている情報を、請求書の作成業務・配車業務・受付業務などの担当者と共有できておらず、不便に感じていました。
それをJEMSの営業担当者さんに伝えたところ、一度すべての業務フローを洗い出したうえで、一元管理できるシステムを作ろうと提案してくれたんです。
たしかに一元管理できるようになれば、情報の確認作業が減って業務の効率化につながると思ったので、システムの方針を変更しました。

システム導入時のエピソード

導入時に大変だったことは何ですか?

顧客データの移行には苦労しましたね。
以前使用していたシステムに、顧客データが1万5,000件ほど登録されていたんです。
そのデータのなかには、契約が切れてしまった企業様や、1回しか回収したことのない企業様も含まれていました。
また、支店名を変更した企業様の情報が反映されておらず、二重に登録されているなんてこともありました。
それらの膨大なデータを『環境将軍R』に移行する際には、お取引が現在も続いている、またはお取引の見込みのあるお客様にのみ絞る作業が必要になりますよね。
しかし、そうしたお客様の細かい状況を把握している従業員は、営業担当者しかいなかったんです。
結局、私が3カ月ほどかけて、顧客データを厳選する作業を行いました。
JEMSの開発に合わせるために期日も設定されているなか、通常業務と並行して移行作業を進めるのは非常に大変でしたね。
ただ、一部作業においてはJEMSにも協力いただけたので心強かったです。

導入時のJEMSのサポートはいかがでしたか?

担当者さんとは馬が合って、どんなことでも気兼ねなく話すことができました。
堅苦しい雰囲気もなかったおかげで、打ち合わせの際も、たわいない話をしながら正直に意見を伝えられたのがよかったです。
私の意見に対して、担当者さんも何ができるのか、どの程度のコストがかかるのかを率直に教えてくれてスムーズに話し合いが進みました。

遠隔でのサポートを受ける機会もあったかと思いますが、そのときの対応はいかがでしたか?

新型コロナウイルスの影響で、それまで訪問してもらっていたのがリモートでのサポートに切り替わったので、支障が出ないか若干の懸念がありました。
しかし、パソコンのリモート操作や、プロジェクターを使った大画面での操作方法の解説など、やり方を工夫してくれたおかげで、遠隔でも遜色のないサポートを受けられました。

導入後の効果

導入してから社内にてプラスの効果は出ていますか?

以前のシステムで起こっていたような、頻繁なアップデートや画面のフリーズなどがなく、快適に業務を行えるようになりました。
ボタンを押してからの、画面の切り替わりや数字の反映までの速度も圧倒的に速いので、ストレスフリーで作業できています。
これまでのシステムでは、定期配車や電話受注などのマニフェスト印字をすべて一部ずつ入力・印刷する必要があり非常に時間がかかっていました。
ですが、『環境将軍R』ではそれらの情報を一括で出力できるため、大幅に作業時間の短縮ができました。
一方で、マニフェストの電子化が進んだことで工数が増えた部分もあります。
電子マニフェストの場合、入力ミスがあった際は、排出事業者にJWNETでマニフェストの削除と再登録をお願いしなければなりません。
この点に関しては、社内でも入力ミスを減らして負担軽減を目指しています。

導入前と後で『環境将軍R』に対するギャップはありましたか?

本格的に使い始めてから、導入前には気づかなかったカスタマイズの改善点が色々と見えてきたことです。
導入前には試用期間が半年あったのですが、初めて触るシステムなので、操作方法を覚えることに手一杯になってしまい・・、『環境将軍R』をある程度使いこなせるようになって初めて、「もっとこうしておけば良かった」というカスタマイズの改善点に気がつきました。
当社では導入後に再度カスタマイズすることになったので、「もう少し試用期間が長ければよかったな」とは感じました。

現在どのように『環境将軍R』をお使いですか?

受注・配車・紙マニフェストの印字、実績報告書発行などの業務に使用しています。
また、ドライバーが『モバイル将軍』に登録した収集実績を従業員がチェックし、マニフェストを作成したり、請求書を発行したりするまでの流れをワンストップでできています。
さらに、請求書を送付したあとの入金処理まで『環境将軍R』一つで実施できていますね。

JEMSのサポートセンターの対応はいかがですか?

トラブルが少ないので、私が連絡することはほとんどありません。
しかし、社内フローでは困ったことがあったらまずはサポートセンターに連絡するようにしています。
実際にサポートセンターを利用している従業員からは、「レスポンスがいつも速くて、的確な対応をしてもらえるので満足している」と聞いています。

今後ほかの連携システムやツールの導入もお考えでしょうか?

『モバイル将軍』を活用して、運行管理を改善できたらいいですね。
たとえば、遠方に行っているドライバーと対面で点呼を取れないときに、『モバイル将軍』を使ってIT点呼ができたら便利だと思います。
休憩時間もドライバーの自己申告に頼らずにツールで管理できたら、法令の遵守と安全性の向上が期待できるので、いずれは運行管理の面でもシステム連携を進めていきたいです。

クラウド化を進められていると伺いましたが、その理由は何ですか?

当社が位置する地域は、積雪の影響で計画停電が頻発します。
停電のたびにサーバーの電源を落としたり、『環境将軍R』を開通し直したりするのが手間なうえに、停電中は業務が滞ってしまいます。
こうした状況を改善する手段として、クラウド化に注目しました。
クラウド化は災害対策にも役立ちますし、現在使用しているサーバーと比較して、応答速度が極端に落ちるということもありません。
クラウド化で発生するランニングコストと、サーバーを使用しつづけるリスクを天秤にかけて、クラウド化を選びました。

これからの展望

御社の今後の展望を教えてください!

木くず、紙くず、廃プラスチックを原料とする固形燃料「RPF」の需要も依然として高いことから、今後も行政と相談しながら製造施設を整備していく予定です。
さらに、中間処理場の環境整備を計画しており、従業員が働きやすく機能性の良い施設にすべく準備を進めているところです。
また、2024年4月から、物流の労働環境改善を目的とした「改善基準告示」が適用されます。
ドライバーの運転時間や休息期間に新たな制限が設けられるため、収集運搬部門では運行管理の面で今まで以上に気を配らなければなりません。
そのため『モバイル将軍』と『環境将軍R』を連携させて、運行管理のシステムを特に整えていきたいですね。

JEMSのシステム導入を検討している企業様へ

JEMSのシステム導入を検討している企業に向けて一言おねがいします!

システム化を検討している企業によって、必要としているカスタマイズがそれぞれあると思います。
まずは、たとえ具体的でなくとも社内の課題をピックアップして、JEMSの営業担当者さんにぶつけてみてください。
JEMSは、私たちのやりたいことに対して、いくつもの引き出しをもっているので、きっと理想のシステムを構築してくれますよ。

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