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コラム

業務の属人化を解消する方法と業務の属人化を引き起こす原因

業務の属人化は、特定のスタッフしか業務の進め方などを理解していない状態です。

放置していると、企業の生産性が低下してしまう恐れがあります。解消方法がわからず困っている方は多いでしょう。

 

本記事では、業務の属人化が企業にもたらす影響と業務の属人化を引き起こす原因を解説するとともに具体的な解消方法を紹介しています。

直面している課題を解決したい方はぜひ参考にしてください。

 

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属人化とは?

 

属人化は、ある業務の進め方や現在の進捗状況などを担当者しか把握していない状態です。

業務に関連するノウハウなどを担当者が独占するため、ある業務がブラックボックス化してしまいます。

したがって、属人化した業務は担当者がいないと進められません。

 

属人化とよく似た言葉としてスペシャリストがあげられます。

スペシャリストは、特定の分野において高度な専門性を有する人材といえるでしょう。

スペシャリストの業務はその専門性を活用した、高度な課題解決であり、業務をブラックボックス化するわけではないため、ノウハウや進捗状況の共有に問題はありません。

 

一方で、属人化は閉ざされた環境で独自のやり方に従い業務を進めるため、専門性を必要としない業務であっても、ノウハウや進捗状況の共有に問題を抱えます。

解消を図るときは、両者の違いを理解しておくことが重要です。

 

属人化によって起きる問題

 

業務の属人化はさまざまな問題を引き起こす恐れがあります。

 

起こりやすい問題は以下の通りです。

 

問題

概要

業務の効率が悪くなる

担当者間の連携をとりにくくなるため業務の効率が悪くなります。

問題が生じたときに、周囲がアドバイスやフォローを行えない点もポイントです。

結果的に属人化した業務が全体のボトルネックになってしまいます。

業務の品質にばらつきが生じる

自己流で業務を進めるため、担当者により業務の品質にばらつきが生じます。

例えば、スタッフAとスタッフBで成果が大きく異なることも考えられます。

会社の業績がスタッフの能力に依存することになってしまいます。

ノウハウを蓄積できない

スタッフが自己流で業務を進めるため、会社にノウハウを蓄積できません。

スタッフが退職すると、ノウハウを失ってしまう恐れがあります。

ここでいうノウハウには情報資産も含まれます。

特定のスタッフに業務が集中する

業務の属人化が進むと、特定のスタッフの負担が大きくなってしまいます。

業務のサポートや業務のシェアが難しくなってしまうためです。

したがって、長時間労働、休日出勤、離職のリスクが高まります。

人材育成が滞る

属人化した業務を引き継ぐには、担当者からノウハウを学ぶ必要があります。

マニュアルがないため、人材育成に時間がかかってしまいます。

同様の理由で、引き継ぎ時に一部のノウハウを喪失しやすい点にも注意が必要です。

後任を効率よく育てることは難しいでしょう。

 

以上の結果、企業全体の生産性が低下する恐れがあります。

また、社内だけでなく社外とのトラブルを引き起こしかねません。

 

属人化は適切に対処するべき問題といえるでしょう。

 

属人化の原因

 

業務の属人化はさまざまな原因で生じます。

 

主な原因は次の通りです。

 

業務に専門性が求められる

 

専門性の高い業務は、属人化しやすい傾向があります。

周囲のスタッフが「よくわからない」「自分には関係ない」などの理由で、担当者に一任してしまうケースが多いためです。

 

マニュアル化が図られない、進捗状況を共有しない、後任を育成しないなどの問題が生じると、業務がブラックボックス化してしまいます。

 

「専門性の高い業務=属人化する業務」ではありませんが、このような傾向があることは押さえておくべきといえるでしょう。

 

マニュアルがなく教育する余裕がない

 

業務をマニュアル化しておらず、教育する時間を確保できない場合も、属人化は起こりやすくなります。

社内に業務のプロセスやノウハウを共有する仕組みが整っていないためです。

 

それぞれのスタッフが自己流のやり方で、目の前の業務をこなすうちに属人化が進んでしまいます。

1人の従業員が複数の業務を担当する中小企業やノウハウなどの共有よりも売上を優先したい新興企業などで生じやすい問題です。

 

また、最近ではテレワークの導入に伴い、スタッフ間の情報共有が滞り、属人化が進んでしまうケースもあります。

 

レガシーシステムが影響している

 

以前から、業務の属人化と密接に関係していると指摘されているのがレガシーシステムです。

レガシーシステムは、技術の進展により旧型となってしまったシステムを指します。

 

当時のプログラミング言語を使用しているうえ、度重なる部分的なシステム改修で複雑化しているため、特定のスタッフしか全体像を把握していない、扱えないケースが多いと考えられています。

また、レガシーシステムそのものが、データの連携を阻害してしまうこともあります。

 

レガシーシステムが稼働している場合は、業務の属人化に注意が必要です。

 

属人化の解消を図る改善業務が社内で評価されにくい

 

社内の評価制度も、業務の属人化に一定の影響を与えます。

やり方を問わず個々のスタッフが結果を出せばよいなどの評価基準だと、組織として業務の属人化を後押ししてしまいます。

属人化の解消を図る業務が評価の対象にはならないためです。

 

時間と労力をかけて業務の標準化を図ろうとするスタッフは少なくなるでしょう。

必要性を認識しているスタッフがいたとしても、属人化の解消は図られにくくなってしまいます。

 

従業員が情報共有に消極的

 

業務の属人化をあえて進めるスタッフも存在します。

自分しかできない業務があると、社内で一定のポジションを確立できるためです。

他のスタッフよりも優位に立てる、雇用が安定しやすくなるなどを期待しますが、組織の目線で考えれば良いこととは言えません。

 

また、他のスタッフには業務に関する知識がないため、横やりを入れられることも少なくなります。

業務の属人化は、個人にとってプラスと捉えられしまうので注意が必要です。

 

属人化解消の方法

 

業務の属人化は企業にさまざまなデメリットをもたらします。

どのように解消すればよいのでしょうか。

 

ここからは、取り組みを進めたい具体的な対策を紹介します。

 

業務の仕組みを単純化する

 

業務の仕組みが複雑だと属人化が進みやすくなります。

スタッフが試行錯誤を繰り返す中で自己流のやり方を身に着けてしまうためです。

したがって、業務の仕組みを単純化すると属人化を防ぎやすくなります。

 

具体的な取り組みとして、業務プロセスを可視化して無駄をなくすことがあげられます。

加えて、各プロセスの作業量を評価して、スタッフごとの業務負担に偏りが生じないようにすることも大切です。

 

業務にツールを使用している場合は、ツールの見直しも欠かせません。

高度なスキルを要する場合、それ自体が属人化の原因になってしまうことがあります。

使用するツールも、できるだけシンプルなものにしましょう。

 

業務遂行のノウハウを蓄積・活用する

 

業務に関するノウハウを蓄積して、スタッフ間で共有することでも属人化を防げます。

各スタッフが、業務の効率的な進め方を理解するためです。

 

具体的な取り組みとして、業務のマニュアル化があげられます。

マニュアル化のポイントは、対象となる業務をタスクごとに細分化して、業務の内容を言語化することです。

抜けや漏れがないようにすること、言語化にあたりわかりやすさを重視することも大切です。

 

運用開始後は定期的な見直しが欠かせません。

わかりにくい点を改善するとともに実際の業務や蓄積されたノウハウにあわせてマニュアルを更新していきます。

 

業務の責任を分散化する

 

業務の責任が特定のスタッフに集中すると属人化が進みやすくなります。

情報共有が滞りやすくなるうえ、アドバイスやサポートも行いにくくなるためです。

可能な範囲で業務の責任を分散化することが大切といえるでしょう。

 

具体的な取り組みとして、特定のスタッフに任せている業務を可視化して再評価することがあげられます。

他のスタッフでも問題ない場合は責任ならびに権限を委譲します。

 

責任ならびに権限の委譲が難しい場合は、責任者を複数配置するとよいでしょう。

情報共有などの必要性が生じるため属人化しにくくなります。

 

業務改善アイデアを提案する機会を設ける

 

属人化の解消を進める社内風土をつくることも大切です。

各スタッフが改善するべき課題と認識することで、業務の属人化が起こりにくくなり解消しやすくなります。

 

具体的な取り組みとして、業務改善のアイデアを公募することが考えられます。

優れたアイデアを集められるとともに属人化を問題視している姿勢を社内に示せます。

あるいは、属人化解消につながる業務を評価する制度を設けることも有効です。

 

制度化すると、取り組みが組織に根付きやすくなります。

 

ITツール・システムを導入する

 

ITツール・システムを活用して属人化の解消を図ることも可能です。

 

導入を検討したいITツール・システムとしてナレッジ共有ツールがあげられます。

ナレッジ共有ツールは、投稿・検索機能などで組織内に存在する業務手順書やマニュアル等の共有をサポートしてくれるツールです。

「いいね!」などの感謝を示せる機能により、ナレッジの共有を後押しする製品もあります。

 

欠かせない製品というわけではありませんが問題の解消に役立ちます。

 

属人化の解消は企業にとって重要な取り組み

 

本記事では、属人化の解消について解説しました。

 

属人化は特定のスタッフしか業務の進め方などを把握していない状態です。

業務の効率が悪くなる、ノウハウを蓄積できないなどの問題が生じます。

属人化は、業務の仕組みを単純化することやノウハウを共有する仕組みを構築することなどで解消できる可能性があります。

 

組織に与える影響を正しく認識して繰り返し改善を図ることが大切です。

 

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