電子契約とは？メリット・デメリットや導入までの流れを解説
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コラム
基幹システムを入れ替える際のポイントと進め方を紹介
企業の主要業務の根幹を支える「基幹システム」は、経営活動を維持するために欠かせない存在です。
生活様式やビジネスの在り方が目まぐるしく変わる中で、基幹システムのアップデートは重要な課題となっています。
しかし、部門をまたいで連携する基幹システムを入れ替えることは、社内業務やユーザーサービスに大きな影響を与える恐れがあり、難易度が高いです。
そこで本記事では、基幹システムの寿命や入れ替えのメリット、再構築の流れやポイントを解説します。
基幹システムの入れ替えを成功させるためにも、ぜひ参考にしてください。
< 目次 >
基幹システムとは
基幹システムとは、人材や商材・金銭や情報など、業務にまつわるあらゆる情報をコンピューターで管理するシステムの総称です。
人間の体力や能力ではカバーできない膨大なデータを整理し、最適化します。
まさに企業の根幹を支え、円滑な経営活動に不可欠な存在です。
基幹システムの内容は一律に決まってはおらず、業種や職種によってカスタマイズできるのも特徴です。
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基幹システムの寿命
一般的に、基幹システムの寿命は14年前後と言われています。
ここでは、基幹システムが老朽化する背景や、古くなった基幹システムを使うデメリットを見ていきましょう。
基幹システムが老朽化する背景
時代の流れとともに業務体制やユーザーニーズは変化します。
基幹システムが問題なく動いていたとしても、不要な機能や新たにカスタムが必要なサービスが現れるかもしれません。
また、基幹システムのメーカーやベンダーのサポート対象外となったり、OSの期限が切れたりするとシステムの動きに不具合が生じるケースもあります。
IT化が進む社会では、今後さらに基幹システムの寿命が縮まる可能性も高いです。
古い基幹システムを使い続けることの問題点
では、古い基幹システムを使い続けるとどのような問題があるのでしょうか。
業務がはかどらない
古くなったシステムは機能面の欠陥だけでなく、処理スピードの低下や不具合・稼働停止などのトラブルを招きやすくなります。
余計なタスクが増えたり、一つ一つの作業に長時間かかったりと、業務の効率化を阻みます。
サイバー犯罪のリスクが高い
匿名性の高いインターネットや情報端末が普及する現代では、巧妙かつ悪質なサイバー犯罪が増加しています。
寿命が近い基幹システムはアップデートやサポートによるセキュリティ強化がしづらく、不正アクセスや情報漏洩のリスクが高いです。
維持費用がかかる
古い基幹システムは、旧式の運用体制や技術が使われていたり、システムを扱える技術者がいなかったりすることで、メンテナンス費用が高くつきやすいです。
導入の手間をかけても新しいシステムに入れ替えた方が、トータルコストを安く抑えられる可能性があります。
IT人材が枯渇する
古い基幹システムを使い続け、外部企業にアウトソージングしてばかりいると、社内のIT人材が育成されません。
IT人材の不足は、セキュリティ事故や不備への対応が遅れたり、最新技術を利用した新ビジネスの創造が難しくなったりします。
顧客満足度が落ちる
古い基幹システムでは、使用可能な機能が限られます。
クライアントやユーザーの声に応えたサービスをリアルタイムで提供しづらくなり、顧客満足度の低下を招く恐れがあります。
基幹システムを入れ替える際に失敗しないポイント
企業を中心で支える基幹システムを入れ替える場合、コストや時間がかかる上リスクも考えられます。
ここでは、失敗せずに基幹システムを再構築するためのポイントを見ていきましょう。
既存システムの課題を捉える
まずは、既存の基幹システムが抱える問題点や改善点を捉え、再構築の目的やビジョンを明確にしましょう。
社員や顧客の声に耳を傾け、どのようなシステムが望ましいのかを考えます。
開発業者に任せっきりにしない
基幹システムの構築には専門的な技術が求められ、外部の開発業者に委託する場合が多いでしょう。
ただし、システムを実際に使うのは社内の人間です。
開発業者の提案や意見を取り入れながらも、自社の希望やコンセプトを伝えて再構築を進めましょう。
現場の状況と基幹システムの適合性を高める
通常、基幹システムをもとに現場の業務プロセスが成り立っています。
基幹システムを再構築する際は、現場の課題や業務を考慮に入れ、両者の適合性を高めましょう。
システム導入ではなく課題解決がゴールという意識を持つ
基幹システムの入れ替えは、最新技術を導入することが目的ではありません。
あくまで現状の課題を解決する策として基幹システムを捉え、必要なカスタマイズを検討しましょう。
導入後の保守体制を整える
基幹システムを入れ替えると、現場の業務体制にも大きな影響が及びます。
新しく覚える作業や変更点が増えると、現場の混乱やトラブルを招くリスクもあります。
新システムを使いこなすには時間を要すことを覚悟し、導入後の保守体制をできる限り整えておくことが大事です。
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他社サービスと連携することで利便性を高める
基幹システムを他社サービスと連携することで利便性を高め、業務をさらに効率化させることも可能です。
私たちの「環境将軍R」は様々な外部ソリューションと連携し、業務の一元管理を実現します。
基幹システムを入れ替えるメリット
基幹システムを更新することで様々な恩恵を受けられます。
安全性が高まる
新しい基幹システムでは、最新技術を駆使した万全のセキュリティ対策が取られています。
現行のサイバー犯罪に屈することなく、安心して業務を遂行することができます。
運用コストを最適化する
新システムを導入すれば、業務の課題改善やメーカー・ベンダーによる万全の保守体制が期待できます。
運用に伴う無駄を省き、コストを最適化できます。
データを処理しやすくなる
新システムを導入し、部門ごとにカスタマイズされ複雑になっていた機能やデータを統合することで、社内業務の一元管理が可能です。
部門をまたいだ意思疎通がスムーズになり、業務のズレを削減できます。
サービスの向上
安全性が高まり業務が効率化されれば、サービス提供に際する不備や無駄を省けます。
浮いたコストを開発やブラッシュアップに割り当てることで、更なるサービスの向上に繋げられ、顧客の満足度も上がるでしょう。
基幹システム再構築の流れ
基幹システムを再構築する際は、まずは現状の課題やニーズを明らかにし、新たなシステムのコンセプトを具体化します。
次に、希望の新システムを実現するための方法や必要なステップを探り、合意形成や外部企業への委託を行います。
予算や期間・プロジェクトメンバーを決定し、再構築に向けて社内で連携を取ることが大切です。
基幹システムを入れ替えてIT社会を生き抜く
いかがでしたでしょうか。
今回は基幹システムの老朽化や再構築のメリット・ポイントなどを解説しました。
基幹システムの寿命はあくまで平均であり、時代のニーズや課題に合わせたアップデートが必要な場合があります。
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