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コラム
電子マニフェストでは受渡確認票が重要！理由と注意点
電子マニフェストは、紙マニフェストのときに発生することがある記載漏れなどのヒューマンエラーの防止や保管時の負担を軽減できるなど非常に便利なものです。
しかし、電子マニフェストには特有の手順として「受渡確認票」というものがあります。
この「受渡確認票がどういったものかよくわからない」と悩んでいる方もいるのではないでしょうか。
そこで本記事では、そもそも受渡確認票とは何なのか、なぜ重要かなどについて紹介します。
< 目次 >
電子マニフェストを利用する際の受渡確認票とは
受渡確認票とは、予約登録に関する内容が印刷されたもののことをいいます。
電子マニフェストを運用するにあたり、補助的な目的で利用される伝票です。
紙マニフェストの場合は7枚複写ですが、受渡確認票については一般的なコピー用紙などに印刷して用意しておくか、提示を求められた時に電子情報を提示できる状態（スマートフォンやタブレット等）にしておく事で代替が可能です。
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受渡確認票が必要な理由
受渡確認票は、どのような目的で使われるのでしょうか。必要とされる理由について2つ解説します。
理由①マニフェスト情報を共有するため
まず、マニフェスト情報を共有するという大きな目的があります。
紙とは異なり、電子マニフェストは排出事業者と収集運搬業者、処理業者の3者が情報処理センターを介し、ネットワーク上で産業廃棄物の処理について、やり取りする仕組みです。
電子マニフェストを利用する際、処理業者は排出事業者によって登録された情報を照合し、処理が終了してから報告します。
収集運搬業者や処理業者は、照会するマニフェスト情報について排出事業者から提供してもらう必要があります。そのために使用されるのが受渡確認票です。
理由②産業廃棄物運搬時に携行義務があるため
産業廃棄物を運搬する際には、運搬している産業廃棄物に関する詳細な情報が記載されている書面を携行することが義務づけられています。紙ではなく電子マニフェストを利用する場合は、準備を忘れないようにしましょう。
受渡確認票を印刷しておくか、スマホやタブレットといったものでいつでも提示できる状態にしておかなければなりません。書面の携行ができていない場合、産業廃棄物の運搬基準を満たさないことになるので、十分注意が必要です。
また、電子マニフェストを活用している場合、運搬車には「産業廃棄物収集運搬業の許可証の写し」と「電子マニフェストの加入証の写し」の両方を載せておかなければなりません。
なかでも加入証の写しを忘れてしまうことが多いので、気をつけたいポイントです。
受渡確認票の記入事項
「必ずこれを使用しなければならない」と、フォーマットが定められているものではありません。記入の方法は自由です。
ですが、運搬時の携行義務の条件を満たすために受渡確認票を利用したいと考えているのであれば、以下の情報は入れておきましょう。
【最低限必要な情報】
- ・運搬する産業廃棄物の種類および数量に関する情報
- ・当該産業廃棄物の運搬を委託した者の氏名又は名称
- ・運搬する産業廃棄物の積載を行った日
- ・運搬する産業廃棄物を積載した事業場の名称および連絡先
- ・運搬先となる事業場の名称および連絡先
いずれかの情報が抜けてしまうと、携行義務として定められている必要事項が記載された書面の条件を満たさなくなってしまうため、気をつける必要があります。
受渡確認票の注意点
受渡確認票を利用するにあたり、保管期間と、他の必要書類についても確認しておきましょう。それぞれ解説します。
注意点①保管期間
保管の義務は特に定められていません。ただ、産業廃棄物の処理に関する情報が集約された書類ともいえるので、あとから何か確認したいことが出てくることを考えると、保管しておいた方が良いでしょう。
また、仮に何かトラブルがあった際に必要になる可能性も考えられます。
注意点②他の必要書類
電子マニフェストはオンラインでのシステムを使用したものなので、オンラインシステム上に何らかのトラブルが発生すると、使用できなくなってしまいます。
実際に過去には不具合によってシステムが使用できなくなるトラブルも発生しました。
そこで、このようなトラブルが発生する可能性を考え、万が一の事態に慌てずに済むように他の必要書類を用意しておきましょう。
なお、受渡確認票の発行自体は義務づけられているものではありません。「電子マニフェストの予約情報から印刷できる受渡確認票に、運搬基準で定められている携行書面に記載しておくべき内容が載っている」という理由で、使用されている形です。
言い換えれば、必要な情報さえ記載されていれば、受渡確認票がなくても問題ありません。例えば、JWNETで知られる日本産業廃棄物処理振興センターでは、記載すべき内容について手入力でも利用できるようなエクセルのファイルを用意しています。
こういったものを用意しておけば、仮にシステムが利用できなくなった時でも慌てることなく、対応できるようになるでしょう。
また、事前にファイルを準備しておけなかったような場合は、過去に使用した受渡確認票のコピーを活用することも可能です。前述したように記載すべき内容としては運搬する産業廃棄物の種類や各業者の名称・連絡先などが挙げられます。
ですが、過去に使用したもののコピーがある場合は、書き換えなければならない部分のみを修正するだけで済むので、とても簡単です。
参考：JWNETの不具合について | 公益財団法人 日本産業廃棄物処理振興センター
印刷、またはいつでも提示できるように準備
いかがだったでしょうか。
電子マニフェストで必要となる受渡確認票について紹介しました。必要となる情報を共有したり、法律で定められている情報が記載された書面の携行義務を満たしたりするため、忘れずに用意しておきましょう。
必ずしも印刷する必要はなく、スマホやタブレットなどでいつでも提示できる形にしておけば、代替もできます。
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