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一元管理とは?メリット・デメリットを解説

日頃から作業の効率の悪さを感じながらも、なかなか仕事のやり方を変えられないことに頭を悩ませている方も多いのではないでしょうか。

 

散在してしまっている情報やデータを一元管理することによって、これまでの業務の大幅な改善が期待できます。
本記事では、一元管理が有効な経営資源、一元管理のメリットやデメリットなどについて詳しく解説します。

 

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一元管理とは

 

「一元管理」とは、複数の情報やデータを一ヶ所に集約し、決められた方法で管理することを指します。一カ所に集めて管理することで、誰もが手間なく情報やデータを取り出し、その場で活用することができます。

 

なお、個人が自身の業務をまとめて管理する個別業務の一元管理と、チームなどの複数人で扱う業務やデータを管理する包括的な一元管理の2種類があります。

 

それぞれをうまく組み合わせて業務に従事することで、企業全体の業務効率化を図る効果が期待できます。

 

一括管理と一元管理の違い

 

「一元管理」とよく似たことばに「一括管理」があります。
「一括管理」も複数の情報やデータを一カ所に集めて管理することを意味しますが、あくまでも情報やデータを集約するという行為に重きが置かれます。

 

一方の「一元管理」は、そうして集めたデータを決められた方法で管理するという点が大きな違いです。「一元管理」では、集めた情報やデータの管理方法まで統一し、業務の効率化を図ります。

 

一元管理が重要な経営資源

 

企業が安定した経営を行っていく上で必要となる資源を「経営資源」と呼びます。

中でも組織を動かす「ヒト」、企業が保有する「モノ」、事業の基本となる「カネ」、競合他社に負けない「情報」は非常に重要です。

 

それぞれ企業にとってどのような意味を持つのか、順番に見ていきましょう。

 

ヒト

 

企業における重要な経営資源の1つ目とされるのが人材・人的資源です。
いくら優れた商品やサービスを提唱し、設備を整えたところで、事業を回すのに必要な人員、十分な人材を用意しなければ事業を遂行できません。

 

社外のビジネスパートナー、取引先の担当者なども大切な経営資源であると考え、協力体制を整えながら会社経営の安定化を図ることが大切です。

 

また近年は、人事管理システムを導入する企業が急増しています。
システムを用いて採用管理や従業員の勤怠管理、給与計算など従業員情報の一元管理で、必要な情報の検索や更新、消去も簡単に行えます。

 

モノ

 

経営資源における「モノ」は、大きく分けて2つあります。
1つが顧客に提供する商品やサービス、もう1つが建物や設備などの資産です。

 

現状どの商品の在庫がいくつあり、どれだけ生産する必要があるのか、あるいはないのかといった判断を適切に行うには、正しく状況を把握しておく必要があります。

 

情報の一括化で部署内での把握は可能ですが、企業全体としての業務効率化を目指すのであれば、部署間で瞬時に情報共有ができる一元管理が欠かせません。

 

生産管理システムや販売管理システムといった一元管理システムの導入がおすすめです。

 

カネ

 

経営資源として欠かせないのが「カネ」と呼ばれる資金や売上金です。

 

お金を扱う経理業務を一元管理することで、業務の効率化はもちろん、人為的ミスの軽減も可能です。

 

例えば、会計システムと販売管理システムを連携すると、それぞれのデータを手入力する必要がなくなります。

 

情報

 

顧客データや経営ノウハウなどは、それぞれの企業が有する無形資産であり、経営資源として大きな価値があるものです。

 

自社だけが有する顧客データ、市場の動向、他社のデータ、取引先とのコミュニティなどを一元管理することで、必要な情報を社内全体で共有可能となり、クレーム対応からマーケティングやプロモーションまで幅広く有効活用できます。

 

上層部や他部署からも現場の状況をリアルタイムで把握できるため、トラブルが起きた際にも迅速な対応が可能です。

 

一元管理のメリット

 

一元管理の概要についてご紹介してきました。
ここでは、一元管理することのメリットについて詳しく解説します。

 

作業時間の短縮

 

一元管理する最大のメリットは、業務における作業時間が大幅に短縮できることです。

 

業務に関する情報やデータが異なる部署やファイルに散在している場合、目的の情報を得るまでに複数の工程が必要になります。しかし一元管理によって必要な情報が全て一カ所に集約され、社内のどこにいても瞬時に求めている情報やデータにアクセスが可能です。

 

一人ひとりが作業時間を短縮することで、社内全体の業務の大幅な効率化に繋がります。

 

社員の定着率向上

 

企業単位で業務効率化に成功すれば、個人の残業時間も大幅に軽減されます。
それによって安定したライフワークバランスを実現できるようになり、社員の定着率アップが期待できます。

 

また、人事情報の一元管理で、適切な人材補充や個人の評価、最適な人材育成が可能になれば、従業員の満足度向上にも繋がっていくでしょう。

 

業務の属人化を防ぐ

 

社内でナレッジ情報や業務ノウハウ、顧客情報などが異なる場所に散在していると、それぞれに管理者や担当者が必要となります。

 

これは人員配置の問題だけでなく、業務の属人化を引き起こしてしまうため、もし担当者が何らかの理由で長期休職になった場合などは業務そのものが止まってしまう状況を招きかねません。
一元管理によって、そういった業務の属人化を防ぐことが可能です。

 

ヒューマンエラーの削減

 

一元管理を行うことで、ヒューマンエラーを可能な限り削減できるのもメリットです。

 

情報の伝達、入力など人の手で直接行う作業において、ある程度のヒューマンエラーは仕方がないものです。一元管理を行って極力手作業をなくし、入力ミスや入力漏れ、重複などのリスクを減らすことができます。

 

データ処理・分析を迅速に行える

 

経営資源を一元管理することで、必要な情報やデータをすぐに取り出せるだけでなく、データの事業への活用が可能です。

 

ヒト、モノ、カネ、情報はそれぞれ一括管理しておくことである程度データ処理は楽になりますが、そのままでは連携させるのが難しいというのがデメリットです。
せっかく有益な情報があるのですから、一元管理でそれぞれのデータを組み合わせてデータ分析を行い、マーケティングに役立てましょう。

 

情報共有の活発化

 

一元管理のメリットを最も実感できるのが、情報共有の手軽さです。

 

これまでいくつもの工数を踏んで手に入れていた情報を、瞬時に手元に取り出せます。また入力の手間も少なくなるため、情報を得る側だけでなく伝達する側も情報共有が容易になったことを実感できるでしょう。

 

現場のスタッフ同士のみならず、経営陣との情報共有も容易になるため、社内全体のコミュニケーション促進にも繋がります。

 

セキュリティの向上

 

一元管理することで、セキュリティの向上が可能です。

 

情報やデータがバラバラに保管されている場合、管理ポイントが増えることで漏洩リスクが高くなり、どこかで漏洩していても気付くまでに時間がかかってしまいます。
しかし一元管理によって漏洩リスクが軽減され、万が一漏洩が発覚しても迅速な原因究明と対処ができるようになります。

 

一元管理のデメリット

 

一元管理におけるメリットをご紹介しましたが、一元管理するにあたって知っておかなくてはならないデメリットもあります。

 

導入・運用コスト

 

一元管理を始めるには、システムの導入コストやランニングコストがかかります。

 

単純に「便利そうだから」といった理由で導入してしまうと、後々ライセンス費用やメンテナンスなどの保守費用に頭を悩ませることになりかねません。

 

とくに大規模システムであるERPは、一般的なシステムに比べると費用が高額となるため、導入後の費用対効果をよく検討した上で決めましょう。

 

これまでの業務フローが大きく変わる可能性

 

新規でシステムを導入する場合も、既存のシステムから入れ替える場合も、業務フローが変更になることを覚悟しておかなければなりません。

 

現場の作業スタッフが慣れるまでは、これまで以上に作業に時間がかかったり、滞ってしまったりするケースも珍しくないため、導入時期もよく検討すべきです。

 

システムをうまく使いこなせない

 

急に一元管理システムを導入すると、現場の作業スタッフがシステムをうまく使いこなせない可能性があります。

 

導入する際はまず現場の声を聞き、できるところから一元管理を進めていくのが良いでしょう。同時に、システムを導入する際は使用方法についての説明会を開くなど、従業員へのケアやアフターケアも大切です。

 

一元管理を行う際のポイント

 

新たに一元管理システムを導入する際、トラブルを防ぐためにもいくつか押さえておきたいポイントがあります。

 

目的を明確にし、社内全体で共有する

 

一元管理システムを導入する目的を、現場スタッフをはじめ社内の全従業員に伝えておくことが大切です。

 

何の前触れもなく新しいシステムが導入されたとなると、反感を覚える従業員も少なからずいるはずです。トラブルを回避し、システムの効果を最大限引き出すためにも事前に社内で情報共有をしておきましょう。

 

一元化するシステムの範囲を明確に

 

一言で「一元化」と言っても、社内全部署の全データを網羅できるわけではありません。
どこからどこまでの範囲をシステム化することで、現状のサービスの質を維持しながら最大限作業の効率化を図れるか、という点に重きを置いてシステムを選ぶことが大切です。

 

使いやすいシステム・ツールを選定する

 

新たなシステムを導入する際は、使いやすさが非常に重要です。

 

コストや機能性だけを考慮し、経営陣がトップダウン方式でシステムを導入したものの、現場では使い物にならないといったケースも珍しくありません。まずは現状の業務フローを理解し、少しでも移行しやすいシステム・ツールを選びましょう。

 

導入後の社員へのサポートを徹底する

 

事前にシステム導入について社内での共有が大切とお伝えしましたが、導入後のフォローも欠かせません。

 

一時的とはいえ、新システムの導入後は現場スタッフや管理者に大きなストレスがかかるものです。
使用方法の説明はもちろん、精神的なフォローも忘れず行いましょう。

 

基幹システム(ERP)とは

 

ERPは「Enterprise Resources Planning」の頭文字を取ったもので、業務効率化を図るとともにコスト削減の実現が目的です。

 

以下に、ERPが備える基本機能について簡単にご紹介します。

 

在庫管理システム

 

在庫管理システムは、商品の在庫を正確に把握し、必要に応じて受発注を行うシステムです。

 

リアルタイムで在庫状況が反映されるため、販売部門はデータを見ながら安定した供給ができる上、棚卸の際にも在庫数を数え直す必要がありません。

 

販売管理システム

 

仕入・売上・在庫状況を一元管理するのが販売管理システムです。

 

業務内容が多岐にわたるため、販売管理に限定したソフトも多く開発されていますが、ERPであれば部門間の業務データ連携が手軽にでき、全社的な経営状況の可視化が可能になります。

 

生産管理システム

 

生産管理システムは、生産計画、生産工程、販売、在庫、原価計算などモノづくりに関わる情報を総合的に管理するシステムです。

 

ERPには、他部門からの情報を加味した上で受注量や販売見込み量を分析する機能が搭載されています。

 

顧客管理システム

 

個人の年齢や性別などの基本情報から、製品の購入日や購入頻度まで顧客に関する情報を集約したものが顧客管理システムです。

 

社内に既存の顧客管理システムがある場合は、手軽にERPとの連携ができるため、それぞれの強みを活かした使い方ができます。

 

顧客管理システムについてはこちらの記事もご覧ください。
【関連記事】

顧客管理システムとは?CRMの概要や導入するメリットを解説

 

勤怠管理システム

 

勤怠管理システムとは、従業員の仕事開始と終了を管理する仕組です。

 

Excel管理しているケースも少なくありませんが、登録ミスや計算ミスが発生してしまいます。
ERPであれば、従業員が入力したデータがそのまま管理システムに反映されるため、ミスが格段に減り、管理者の負担も大幅に軽減されます。

 

産業廃棄物収集運搬・処理業者における一元管理とは

 

近年、産業廃棄物収集運搬・処理業者においても、一元管理システムの導入が進められています。

 

現場では、廃棄物や売上情報をExcel管理しているが手入力でミスが多い、ファイルが散在して連携できていない、クライアントごとに書式が異なる書類を整理するのに手間がかかるなど、非効率な作業に手間と時間が取られているケースが多くあります。既存の基幹システムがあっても、足りない部分は結局追加で手入力を行っているというケースもあるでしょう。

 

しかし、産廃業に特化したシステムを導入することで、手軽に情報やデータの一元管理ができ、万が一法改正があった場合にもアップデートにより常に最新の管理状態を維持することが可能です。
また、ヒトの経験や知識に頼っていた属人的な管理体制は解消され、管理者だけでなく社内全体の業務負荷軽減が期待できます。

 

安定した会社運営のためにも一元管理システムの導入を

 

いかがでしたでしょうか。

 

一元管理が有効な経営資源や一元管理システムを導入するメリットやデメリットなどについて解説いたしました。

 

一元管理によって、会社として作業の効率化が図れるだけでなく、従業員の定着率向上やヒューマンエラーの削減にも大きく貢献します。
業務の分散によって生じていた無駄やミスを一掃するためにも、オールインワンで行える一元管理システムの導入を検討しましょう。

 

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