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2022.05.11

コラム

電子請求書とは?メリットと導入の注意点

「古い会計ソフトを使用していて使い勝手が悪い」

「電子請求書システムはどのように導入したらよいのだろう」

 

このような悩みをお持ちの企業の代表者や経理担当者は、多くいらっしゃいます。

 

ペーパーレス化やキャッシュレス化が進む中で、紙の書類を管理することはコストや手間がかかる業務の一つです。

請求書や、その他の書類を電子化すれば、日々の業務を軽減させられるでしょう。

 

本記事では、電子請求書の概要とメリット・デメリットについてまとめています。

請求書を電子化したいと考えている人は、ぜひ参考にしてみてください。

 

電子請求書とは

 

電子請求書とは「請求書」を電子化したもので、具体的にはWordやPDFなどの形式になった書類のことです。

請求書をはじめとして、契約書や納品書、帳簿などの書類をデータ化したものを総称して「電子文書」と呼びます。

 

似た形式に「電子化文書 」がありますが、この2つには明確な違いがあります。

 

1.電子文書

はじめから、専用のソフトやインターネットサービスを通して制作された書類。紙媒体では作成しないが、作った電子文書をプリントアウトすることはできる。

 

2.電子化文書

紙媒体として作成された書類をスキャンしてデータ化したもの。スキャナで取り込んでPDFファイルとして変換されたものが多い。

 

どちらの形式であっても、パソコンや専用ソフト、クラウド上などで保管できます。

本記事では、はじめからデータとして作成される電子文書にフォーカスして詳しく解説していきます。

 

電子請求書と関連法律

 

デジタルデータで請求書を発行・保管する際に関連する法律は「電子帳簿保存法」です。

平成10年に施行されたこの法案は、令和4年1月1日に改正が行われました。この改正では大幅な変更があったので、経理業務に携わる方は内容をよく確認しておきましょう。

 

電子帳簿保存法とは「一定の要件を満たした場合に、紙媒体ではなく電子データとして保管してもよい」と定めた法律です。

 

この法律に該当する書類には、3つの区分があります。

 

【区分1】電子帳簿などの保存(あからじめデータで作成された電子文書)

【区分2】スキャナ保存(紙の書類をスキャンした文書)

【区分3】電子取引のデータ(取引先から電子メールで送られてきた請求書や契約書など)

 

令和4年の改定で大きく変わった点を、ピックアップして説明します。

 

【区分1】の電子帳簿について、これまでは「私の会社は電磁的な記録を行います」という申し出が事前に必要でした。しかし、改定によって事前の申し出が不要となり、誰でも電磁的な記録をしてもよいことになりました。(電磁的な記録とは、パソコンやクラウド、専用の会計ソフトなどにデジタルデータとして保管することです。)

 

【区分2】のスキャナ保存の変更点は、「タイムスタンプ」に関する要件が緩和されたことです。タイムスタンプとは、電子データの信ぴょう性を高めて、改ざんできないように記録を残す方法です。令和4年の改定によって、タイムスタンプを付与する期間が延長されて事務手続きの負担が減りました。

 

【区分3】の電子取引のデータに関しても、区分2と同様にタイムスタンプの付与について緩和されています。また売上高が1,000万円以内の事業者については、「条件を満たすことで取引年月日や金額、取引先などで検索できるようにしなければならない検索機能の確保の要件が不要」とされ、事務作業が簡易化できるようになりました。

 

会社の業務フローにもよりますが、請求書の場合は区分1~3のすべての形式で利用される可能性があり、取引先ごとに違う方法で対処しなければならないケースも多いでしょう。

 

そのため、それぞれの区分に該当する法律を細部まで把握しておく必要があります。

詳しくは国税庁のホームページでもご覧いただけます。

 

国税庁:電子帳簿保存法が改定されました
国税庁:電子帳簿保存法の概要

 

電子請求書のメリット

 

電子請求書を利用することで得られるメリットをまとめました。

 

  • ・請求ミスの防止
  • ・請求書発行・郵送コストの削減
  • ・Web上での作成・発行による業務プロセスの効率化
  • ・書類の保管や管理の手間の軽減
  • ・請求処理の早期化
  • ・スムーズな承認フローや脱・押印が実現
  • ・改ざん・紛失のリスク軽減

 

以下で詳しく解説します。

 

請求ミスの防止

 

請求書を電子化することで「請求漏れ」や「請求金額の間違い」を防止できます。

その理由は、契約書や見積書も同じく電子化されているケースが多いからです。

 

請求金額はあらかじめ決まっていることが多いので、契約内容に基づいたデータをそのまま移行して書類を作成すればミスが減ります。

使用している経理システムや会計ソフトによっては、自動で請求書まで作成してくれる機能もあります。

 

請求書発行・郵送コストの削減

 

書類を電子化することでペーパーレス化にも繋がり、郵送のコストが削減できる点もメリットです。

 

コピー用紙や印刷機のインク・封筒・切手などの経費が不要になります。これによって事務作業も減るので、人件費の削減にもなるでしょう。

 

Web上での作成・発行による業務プロセスの効率化

 

請求書を電子化すると、パソコン1つですべての業務が完結するため効率化に繋がります。

 

従来は紙の書類でやりとりしている企業も多くありましたが、現在では多くの企業で電子化が進んでいます。事業の発展を考える際に、業務効率化は避けて通れない課題です。

 

書類の保管や管理の手間の軽減

 

紙の書類は保管場所に広い面積が必要です。書類によって数年以上の保管期間が定められているため、企業にとって管理コストがかかる点が問題でした。

 

電子化をすれば、クラウド上やハードディスクで場所を取らずに保管できるようになります。適切に電子管理をしていると、必要な書類を探すのも格段に楽になります。

 

請求処理の早期化

 

電子請求のシステムを活用することで、請求処理の時間短縮も期待できます。

 

請け負った仕事の代金が自社に入金されるには、通常1~2か月程度のタイムラグがあります。紙媒体での請求書は、作成や郵送にある程度の時間を要するため、相手先に届くのが遅くなることもあります。請求書の必着日が早い企業には、送付前にPDFやFAXで送るなどの2重の作業が発生するケースもあります。

 

自社のキャッシュフローを正確に把握するために、請求処理をできるだけ早く行うことは重要なポイントです。

 

スムーズな承認フローや脱・押印が実現

 

書類が電子化されることで「押印が不要になる」点も大きなメリットです。

 

古い業務体制の場合「数人の上長に押印を貰わないと書類が承認・発行されない」といった慣習がありました。社内すべてに電子システムを導入すれば、ボタンひとつで承認や回覧ができるため非常に便利になります。

 

改ざん・紛失のリスク軽減

 

電子文書は、改ざんや紛失のリスクが少ない点もメリットです。

 

電子データ上に修正や追記した記録もすべて残るため、勝手に金額や内容を変更することは難しいです。また、データはパソコンやソフトのなかに保管されているので、印刷した紙を無くしても情報が消えることはありません。

 

電子請求書のデメリットや注意点

 

電子請求書のデメリットや注意点についても把握しておきましょう。

 

  • ・導入コスト
  • ・取引先との調整が必要
  • ・取引先からの問い合わせへの対応
  • ・インターネット環境や社内教育が必要

 

以下で詳しく解説します。

 

導入コスト

 

書類を電子化するためには、専用の経理システムや会計ソフトの導入が必要です。

 

もしもパソコンが古い場合は、ある程度のスペックのものに買い替えないと対応できない場合もあります。電子化に移行する際には、初期コストがかかることを把握しておきましょう。

 

取引先との調整が必要

 

電子請求書を発行する際には、取引先との調整も必要です。

 

もし受け取り先の企業が、どうしても紙での請求書を希望する場合には、個別の対応が必要になります。電子化を進める際には、既存の取引先にも確認しておくと安心です。

 

取引先からの問い合わせへの対応

 

電子請求書を導入したばかりの時期は、システムをうまく利用できなかったり、ミスが発生する可能性があります。

 

取引先から不明な点を聞かれた際にも、スムーズに回答できる体制を整えておきましょう。

 

インターネット環境や社内教育が必要

 

書類の電子化を進めるためには、インターネット環境を整える必要があります。

 

また、デジタル機器を使い慣れていない社員がいれば、使いこなせるように指導しなくてはなりません。導入時には社員の研修時間を設けておくと安心です。

 

電子請求書システムの選び方

 

電子請求書を発行・管理するためには、さまざまなシステムがあります。

 

自社で導入する際には、以下の4つのポイントをチェックしておきましょう。

 

  • ・他システムとの連携
  • ・セキュリティ
  • ・利便性
  • ・同業他社における導入実績

 

以下でそれぞれを詳しく解説します。

 

他システムとの連携

 

電子請求書システムを導入する際にもっとも大切な点は、既存ソフトとの相性です。

 

現在使用しているシステムとうまく連携ができないと、効率化を求めて導入したつもりが、かえって使い勝手が悪くなってしまう可能性もあります。できるだけスムーズに業務を移行させるためにも、既存システムにマッチするものを選ぶことがおすすめです。あらかじめ既存システムと電子請求書システムの運用フローを作成しておくと、事前に課題を確認できるでしょう。

 

セキュリティ

 

書類を電子化する際に注意しておきたいのは、ソフトやシステムのセキュリティです。

 

重要な書類を管理するシステムになるので、自社にとって安心して利用できるものを選んでください。導入するシステム自体のセキュリティに加えて、インターネット回線やパソコン本体の使用環境も整えておきましょう。

 

利便性

 

電子請求書システムを選ぶ際に外せないポイントは、ソフトの使い勝手の良さです。

 

請求書だけでなくさまざまな書類を作成・保管することができるシステムも増えているので、業務中の使用頻度は高くなります。そのため、直感的に操作できるシステムがおすすめです。

 

システムによっては、無料のトライアル期間が設けられている場合もあるので、期間中に使い勝手を試してみるのもよいでしょう。

 

同業他社における導入実績

 

電子請求書システムにはさまざまな製品がありますが、業種に特化したものもあります。

例えば、飲食業に向いているシステムや、運送業に特化した製品などです。

 

導入の際は、同業他社が使っているものを選ぶのもひとつの手です。
自社が電子請求書を受け取る側で、取引先が使っているシステムが使いやすそうだったので導入した、というケースもあります。

 

受発注システムとは

 

受発注システムとは、受注と発注の処理をオンラインシステム化することで、双方の業務を効率化するものです。

時間の短縮はもちろん、ペーパーレス化にもつながるため、導入を検討している企業も多いです。

 

しかし、まだすべての電子化に不安を抱く方もいらっしゃるのではないでしょうか。
そこで、こちらの記事では一般的な受発注システムのメリットとデメリットを考えながら、業務に応じたシステムの選び方を紹介します。

気になる方は、ぜひご参照ください。

【関連記事】受発注システムとは?導入のメリットとデメリット

 

文書を電子化すれば業務も効率化できる

 

電子請求書システムを導入する際には、いくつかの注意点もありますが、長期的に見ればメリットの方が大きいでしょう。

 

請求書を電子化することで多くの手間を削減できるので、業務効率化が実現できます。事業の発展に欠かせない電子化は、早急に取り組みたい施策の一つです。

 

電子帳簿保存法の改定により、以前よりも電子化へのハードルも下がりました。この機会にぜひ、電子請求書システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

 

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