導入事例 CASE STUDY

『マニフェスト将軍 』導入により入力作業の時間を短縮!

今回は、埼玉県さいたま市で、一般廃棄物や産業廃棄物の収集運搬を中心に事業展開されているクリーンシステム株式会社様にインタビューを実施しました。
クリーンシステム様は、環境にやさしい書類処理システム「紙クレット」をはじめとして、資源リサイクルに積極的に取り組んでいる企業です。
グループ全社で利用している基幹システムがあり、すべてのシステムを入れ替えできないなかで、マニフェスト業務にお悩みを抱えていた同社。
『マニフェスト将軍』を導入したことでどのような変化があったのでしょうか。

課題

マニフェストの入力に多大な工数がかかっていた

効果

導入当初の2倍以上に増加したマニフェストを残業無く処理できている

課題

マニフェストの入力に多大な工数がかかっていた

効果

導入当初の2倍以上に増加したマニフェストを残業無く処理できている

排出事業者からの問い合わせ対応に時間を要していた

問い合わせに即時対応できるようになり、お客様を待たせることが減った

排出事業者からの問い合わせ対応に時間を要していた

問い合わせに即時対応できるようになり、お客様を待たせることが減った

2拠点でデータが分かれており、重複管理やタイムラグが生じていた

返送管理を中心に、マニフェスト業務全体を効率化できた

2拠点でデータが分かれており、重複管理やタイムラグが生じていた

返送管理を中心に、マニフェスト業務全体を効率化できた

<目次>

インタビュー企業様のご紹介

  • 会社名

    クリーンシステム株式会社

  • 事業内容

    一般廃棄物の収集運搬・産業廃棄物の収集運搬・各種リサイクル

  • 地域

    埼玉県

  • 従業員数

    293名

インタビューを受けてくださった方

営業部 第2営業グループ 管理課のみなさま

(左から)荒井 里美 様、大野 早紀 様、松本 志津子 様

導入商品

マニフェスト将軍

『マニフェスト将軍 』導入により入力作業の時間を短縮!

導入前の課題

なぜシステム入れ替えの話が上がったのですか?

入れ替えの話は2015年頃に上がりました。
以前も、マニフェスト管理に特化したシステムを使っていましたが、情報の入力にとても時間がかかっていたんです。
ずっと使い続けていたシステムで、いつから使っていたかも分からないくらいでした。
ちょうどその頃に、全社的にシステム化の流れがあり、マニフェスト管理のシステムも入れ替えを検討することになりました。

システムの入れ替えに対する不安や懸念点などはありましたか?

システムの入れ替えによって、お客様にご迷惑がかかることは絶対に避けたいと考えていました。
当時利用していたシステムには、膨大な数の顧客情報が入っていまして、それらの顧客情報に請求情報や入金情報などがすべて紐づいている状態でした。そのため、システムを入れ替えることで情報がばらばらになることや、お客様に再度顧客情報の確認をする ようなことが起きないかは不安でした。
また、新しく導入するシステムは、これまで使っていたシステムとは大きく異なるだろうとも思っていたので、スタッフたちが新しいシステムに馴染めるかどうかも懸念していました。

『環境将軍R』との出会い

JEMSの『環境将軍R』を知ったきっかけは何ですか?

『環境将軍R』を知ったのは環境展ですね。
そこで、JEMSの営業の方からお話を聞いたことがきっかけです。
そのうえで、知り合いの同業他社からも『環境将軍R』の話を聞いたことがあったので、より印象に残っていました。

システム全体ではなく、マニフェストに関する部分のみを入れ替えた理由を教えてください

当社はアイルグループに属しており、販売管理から請求書発行といった共通する業務のシステムはグループ全社ですでに整っていました。
しかし、マニフェストを管理するシステムのみ当時から分かれていたこともあり、その部分は検討から外れていたんです。
そのため、マニフェストに関わる業務の効率を上げるべく、マニフェスト管理に特化したシステムを探すことにしました。

『マニフェスト将軍』 に決めた理由

JEMSのことをどこで知りましたか?

JEMSのことは、環境展で知りました。
そのときは、業務に関していろいろな課題を感じていたので、その解決策を求めて環境展に行っていましたね。
その課題の1つがマニフェストの入力にかかる時間の短縮だったので、条件に合っていたマニフェスト将軍に目を付けました。

いくつかあるシステムからどうして『マニフェスト将軍』を選ばれたのですか?

JEMSともう1社、あわせて2社のシステムを比較しました。
JEMSを選んだ決め手は、マニフェストのバーコード入力機能があることと、システムのカスタマイズができることですね。
バーコード付きマニフェストとバーコードリーダーを使うことで、入力にかかる時間を大幅に削減できることに期待しました。
それから、行政に提出する実績報告書の様式が変更された場合、他社だとその様式を変更できないということだったのですが、JEMSであれば変更できるという点にも魅力を感じました。
導入後の法改正に対応できないと、その都度手作業が増えてしまうので大事なポイントだったと思います。
くわえて、JEMSのシステム導入を考えていた時期に、すでに導入している同業者の方とお話しする機会が多かったんです。実際に使用した感想などを聞いてみて、評判がよかった ので導入に踏み切りました。

当時の営業担当の印象はいかがでしたか?

営業担当の方とは馬が合ったので、やり取りしていて楽しかったです(笑)
冗談を言い合いながらお話しできて、とても感じがよかったです。
困ったことがあった際も、いろいろと相談に乗ってもらいましたね。
関係部署の社員を集めて説明会を開催してくれるなど、事細かにサポートしてもらえました。

システム導入時のエピソード

システムの入れ替えで大変だったことはありますか?

もともと使用していたシステムに登録されていた情報を、手作業でマニフェスト将軍に移し替えるのが大変でした。
移し替えた情報に誤りが無いよう、また、これを機に契約書とマニフェスト情報との照らし合わせも行うことにし、2人体制でダブルチェックをしたため結構時間がかかりました。
担当者5人だけで、約2,000件ものデータを移し替えたので、当時は本当に苦労しましたね(笑)

導入時のJEMSのサポートはいかがでしたか?

なにかわからないことがあった際は、JEMSのSEの方に質問すると丁寧に説明してもらえました。
対応も早くて、スムーズにシステム導入できたと思います。
担当者がフレンドリーな方だったので、質問も気軽にできましたね。
お話しするのが楽しかったので、しばらくお会いしていない今は、少し寂しいくらいです(笑)

導入後の効果

過去のシステムと比較して使いやすいですか?

使いやすいですね。
ただ、期待していたバーコード入力機能については、実際に使ってみると当初想定していた運用フローでは手間がかかることが分かりました。
そのため、運用フローを見直し、現在は返送管理の入力にバーコードを使っています。
返却日や票の情報を手作業で1枚ずつ入力していた以前と比べて、バーコードで一括入力ができるため作業時間がだいぶ削減できています。
また、一度操作のマニュアルを学習すれば、パソコンが得意ではない社員でもシステムを扱えるようになっているので、社員間の教育の観点でも使いやすいと感じています。

導入してから社内にてプラスの効果は出ていますか?

以前使用していたシステムは、マニフェストのデータ入力時に1枚ずつたくさんの項目を入力するのが大変だったんです。
データ出力にもそれぞれ操作が必要でした。
けれど、マニフェスト将軍では、同一パターンに対して1回の操作で一括処理ができるので、作業の時短になっています。
こなせる作業量が断然増えましたね。
また、処分場とデータの紐づけを行っているので、最終処分の情報をシステム上で確認できるのも便利です。
毎回マニフェストがいつ返ってくるのかを処分場に電話で問い合わせなくても、データから処分終了日を確認できるので、この点においても業務の効率化につながっていると思います。
マニフェスト将軍の導入前よりも、処理するマニフェストの件数自体が2倍以上に増えてきているので、単純に比較はできませんが、残業も減ってきていると感じますね。

お客様に対してプラスの影響は出ていますか?

そうですね、出ていると思います。
交付等状況報告書の作成で、お客様をお待たせすることが無くなりました。
以前は交付等状況報告書の作成依頼が来ても、システムから出力して手元で加工していたため2、3日ほどお時間をいただいていました。
マニフェスト将軍を導入してからは、システムからそのまま発行できるので、その日のうちに報告書を送れるようになりました。
それから、お客様からの細かい問い合わせや確認の電話にも素早く対応できるようになりましたね。
電話をつないだまま、システム上で検索してお客様のマニフェストデータを閲覧できるので、すぐに問い合わせに答えられます。
お客様から直接なにかお褒めの言葉をいただいたわけではありませんが、結果的にお客様への対応力が上がったと感じていますよ。

導入後のJEMSのサポートはいかがでしたか?

とっても頼りになる印象ですね。
困ったときにすぐに電話で質問できるのがありがたいです。
たとえばシステムに不具合が起こったときや、データ作成時に不明な点があったときなどは、すぐにサポートセンターに電話しています。
いつも迅速に対応してくれるので、非常に助かっています。

これからの展望

管理課としての今後の展望を教えてください!

マニフェスト将軍を使い慣れた現在でも、JEMSのサポートセンターの方から知らない使い方を教えてもらって驚くことがあります(笑)
また、先日も返送管理の悩みを相談したんですが、課題に対して的確な提案をしてくれてとても感心しました。
今後もJEMSの方にシステム提案だけでなく業務改善のアドバイスをして もらうことで、マニフェスト管理の徹底を目指していけたらと思います。

貴社全体としての今後の展望を教えてください!

現在、マニフェストの発行は各営業所で行い、最終的に全社のマニフェストが管理課に集まってくる流れになっています。そのため、管理課が中心となって、年に1回オンラインでマニフェスト将軍の勉強会をしています。勉強会の前にはマニフェスト将軍に関する疑問点を、営業所ごとにヒアリングしています。
それぞれの疑問点に対する解決策をまとめたマニュアルを作成して、各営業所に配布することで、弊社全体のマニフェスト業務の標準化を促すためです。
今後もマニフェスト将軍を使って、社内のマニフェスト業務をどんどん改善していきたいですね。
また、できる限り紙マニフェストの電子化も進めていきたいと考えています。
頻繁にお仕事を受けるお客様のなかにも、まだ紙のマニフェストを使っているところが多いので、それらを電子化することでもっと作業の負担を減らしていけたらと思います。
今後もマニフェスト将軍の活用の幅を広げて、働くうえで快適な環境づくりを目指したいですね。

システムの入れ替えを考えている企業様へ

システムの入れ替えを考えている企業に向けて一言おねがいします!

マニフェスト将軍は、なんといってもバーコード入力機能によって作業の負担が減ることが魅力です。
また、お客様から問い合わせを受けた際も、すぐにパソコンでデータを確認できるため、データを探す時間やお客様を待たせる時間が削減できます。
それに、マニフェスト将軍はパソコンが苦手な社員でも扱いやすいので、業務改善をしたいけれど「あまり難しいシステムを導入するのは……」と迷っている企業にも、ぜひおすすめしたいシステムです。

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