導入事例 CASE STUDY

当時は、システムと呼べるものがなく、紙伝票とExcelを組み合わせた手作業中心の運用を行っていました。

現場から回収された複写伝票を一枚ずつ確認しながら、請求書は案件ごとにExcelへすべて手入力。
マニフェストについても、Excelで複雑な関数を組み、必要なデータを抽出して帳票を作成している状態で、作業はとても煩雑でした。

締め処理から請求書発送までに1週間近くかかることもあり、担当者は「腱鞘炎になるのでは」と思うほどの負担を抱えていました。

一業務が特定の人に依存する「属人化」も課題となり、
「このやり方をずっと続けるのは難しい」という社内の危機感が、システム導入を本格的に検討するきっかけになりました。

当時の私は現場作業が中心だったため、システム選定の詳細な経緯までは把握していませんが、東日本大震災後に導入したと記憶しています。

産業廃棄物処理業には特有の帳票や複雑なルールが多いため、一般的な汎用システムではなく、業界に特化したシステムが必要不可欠だったのだと思います。

結果として、業界特化型の『リサイクル将軍』を選んだことは、業務との親和性が高く、その後のスムーズな運用における大きな安心材料になりました。

導入の決め手となったのは、伝票・請求書・マニフェストを一元管理し、システムから直接出力できる点にありました。

それまでは、同じデータを何度もExcelで加工し、帳票ごとに手入力していました。
単に入力作業が手間なだけでなく、目視による確認やデータの照合作業にも多くの時間を奪われていたんです。

『リサイクル将軍』を導入した後は、一度入力したデータが各帳票や請求書、マニフェストへ反映されるようになりました。
その結果、締め処理にかかる時間はおよそ半分程度に短縮。
事務担当者の負担は大きく軽減されました。

「まずはアナログな手作業から脱却する。」
その第一段階として、十分な効果を実感できたと考えています。

『リサイクル将軍』のサービス終了を機に、『環境将軍R』へ移行することになりました。

このタイミングで私たちは、単にシステムを入れ替えるのではなく、これまでの運用で見えてきた課題を整理し、自社の業務に合った形へ再設計したいと考えました。
「今のシステムよりさらに利便性が向上するなら」というワクワク感もありましたね。

実際の移行作業は決して容易ではありませんでした。
試験運用から本稼働までには約2年を要し、多いときには週に2回の打ち合わせを重ねて、標準機能とカスタマイズの範囲を丁寧にすり合わせていきました。

特にこだわったのは、社員全員が無理なく使い続けられる仕組みにすることです。
実際に使う人が迷わないよう、操作画面の項目や入力内容を整理するとともに、システムを浸透させる工夫として、あえて直近３年分の取引履歴を自社で手入力しました。
本格運用前に社員がシステムに触れる期間を設けたことは、非常に大きかったと感じています。
単に機能を追加するのではなく、「実務をいかに楽にできるか」を最優先に考えました。

また、配車指示書も自社専用仕様へとカスタマイズしました。
契約情報や品目が明確に印字されるようになったことで、ドライバーから会社への確認電話が激減したのです。
指示書さえ見れば状況が判断できるようになったことは、現場の効率化に直結しています。

まず大きな変化は、見積書の作成がシステム内で完結するようになったことです。
以前はExcelで別途作成していたため、請求データとの二重管理が発生していましたが、その作業が不要になった点はとても助かっています。

また、手書きの帳簿で管理していたマニフェストの発送管理も改善されました。
『環境将軍R』上で最終処分日や発送日を一元管理できるようになったことで、「別帳簿をつける」という二度手間が解消され、管理フローが驚くほどシンプルになりました。

管理面では、行政報告に関わる集計作業の効率化が際立っています。
当社が取り組む「みちのくEMS」や、産廃情報ネットへの報告用データも、システムからスムーズに抽出可能です。
品目ごとの重量集計など、以前は膨大な時間を要していた作業が大幅に短縮されました。

さらに、システムの操作性が向上したことで、マスタ情報の更新も行いやすくなりました。新しい品目や社員情報の登録もスムーズに行えるようになり、「特定の担当者でなければ設定変更できない」という属人化が解消されました。
これは、組織の安定運営という点でも大きな成果だと感じています。

今後は、社内業務の整理と統合をさらに進めていきたいと考えています。
現在はMicrosoft 365など複数のツールを併用していますが、それぞれの役割を整理し、可能な範囲で統合しながら、よりシンプルな業務基盤を構築していく方針です。

一方で、DXを推進するうえで「すべてをシステム化すればよい」という考え方には慎重でありたいとも考えています。

たとえば、現場の車両や人員の「1日の予定表」は、あえて現在も紙での運用を残しています。
工場内や現場で急な予定変更があった場合、スマートフォンの小さな画面をスクロールして確認するよりも、ポケットから紙を取り出して全体を一目で確認できるほうが、実務上は効率的だからです。

デジタル化はあくまで業務を円滑に進めるための「手段」です。
現場に不都合を生まないよう、「残すべきアナログは残す」というバランスを大切にしながら、着実に業務効率の向上を図っていきたいと考えています。

『環境将軍R』の特長は、自社の業務フローに合わせて柔軟にカスタマイズし、自分たち仕様に構築できる点にあると考えています。

私たちは約2年かけて、自社にとって最も使いやすい仕様へとシステムを整えてきました。
打ち合わせやデータ移行には、確かに時間と労力がかかりました。
しかし、その過程を経て完成した仕組みは、確実に業務の効率化と組織基盤の強化につながっています。

現在、紙やExcel中心のアナログな運用を課題と感じている方がいらっしゃるのであれば、ぜひ一歩踏み出して、自社に合った新しい仕組みを検討してみる価値は十分にあると思います。

「自社の業務フローに合うのか」
「現在の運用をどこまで引き継げるのか」
「現場の負担は増えないか」

こうした不安を抱えていらっしゃる企業様は、決して少なくありません。

私たちＪＥＭＳは、まず現在の業務内容を丁寧に整理することから始めます。
無理なく改善できる部分はどこか、
システムで支えるべき部分はどこかを見極めながら、
自社に合った、無理のない業務改革を支援いたします。

貴社のこれからの業務基盤づくりに、少しでもＪＥＭＳがお力になれましたら幸いです。